Nội dung trong bài
Hàng quý, tháng các DN phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn nộp cho cơ quan thuế. Cách kê khai và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn thế nào? Kế toán Centax xin hướng dẫn các bạn qua bài viết: Hướng dẫn cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Mẫu BC26-A trên HTKK
1. Những đơn vị phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC sửa đổi khổ thứ hai Điều 27 Thông tư số 39/2014/TT-BTC như sau:
“Riêng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự in, đặt in, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế thuộc diện mua hoá đơn của cơ quan thuế theo hướng dẫn tại Điều 11 Thông tư này thực hiện nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.”
Theo quy định trên thì :
- Các đơn vị nộp báo cáo sử dụng hóa đơn theo tháng. Riêng những đơn vị rủi ro về thuế cao phải nộp báo cáo sử dụng hóa đơn theo tháng
- Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn, vẫn phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Tại Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (=0)
2. Hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Qúy là:
- Quý I nộp chậm nhất là ngày 30/4;
- Quý II nộp chậm nhất là ngày 30/7,
- Quý III nộp chậm nhất là ngày 30/10
- Quý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau.
- Chi tiết : Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và mức phạt khi nộp chậm, sai báo cá
3. Hướng dẫn cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn quý
– Đặng nhập vào phần mềm HTKK thuế (tải về tại đây: Phần mềm HTKK mới nhất)
– Vào HTKK chọn “Kê khai”, chọn “Hoá đơn”, chọn “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC)”.
Phần mềm sẽ cho bạn cửa sổ để bạn lựa chọn khai tháng hoặc khai quý:
“Kỳ báo cáo” mặc định sẽ là quý hiện tại. Nếu bạn kê khai quý , Chọn ” Đồng ý “, Phần mềm sẽ mở ra cửa sổ sau:
Cột Mã loại hóa đơn: Chọn loại hóa đơn mà bạn muốn báo cáo
VD: Nếu DN bạn sử dụng hóa đơn GTGT thì bạn Chọn “01GTKT”
Chỉ tiêu 2: Tên loại hóa đơn: Không cần phải nhập (Vì khi bạn chọn ở cột “Mã loại hóa đơn” phần mềm sẽ tự động nhảy.
Chi tiêu 3: Ký hiệu mẫu hóa đơn: Các bạn nhập theo mẫu trên hóa đơn của DN bạn.
VD: 01GTKT3/001
Chỉ tiêu 4: Ký hiệu hóa đơn: Là ký hiệu trên hóa đơn của DN bạn.
VD: AA/15P
Cột Số tồn đầu kỳ, mua/ phát hành trong kỳ:
– Nếu là lần đầu tiên thì các bạn tự nhập số tồn đầu kỳ của kỳ đầu, từ kỳ thứ 2 trở đi thì ứng dụng sẽ tự chuyển số tồn cuối kỳ của kỳ trước lên, cho phép sửa.
Chỉ tiêu 5 (Tổng số): Không cần phải nhập (Phần mềm tự tính)
Chỉ tiêu 6, 7 (Số tồn đầu kỳ): Từ số – Đến số: Nhập dạng số
VD: Đầu kỳ DN bạn tồn 439 số hoá đơn. Số đầu tiên là 0000050 đến 0000500. Thì bạn nhập vào Chỉ tiêu [6] : 0000050 . Chỉ tiêu [7] 0000500
Chỉ tiêu 8, 9 (Số mua/ phát hành trong kỳ): Từ số – Đến số: Nhập dạng số của số hoá đơn đã phát hành hoặc mua trong kỳ
VD: Trong quý 4/2014 DN bạn thông báo phát hành 100 số hoá đơn. Số đầu tiên là 0000501 đến 0000600. Thì bạn nhập vào Chỉ tiêu [8] : 0000501 . Chỉ tiêu [9]: 0000600
Cột sử dụng, xóa bỏ, mất, hủy trong kỳ:
Chỉ tiêu 10, 11, 12: Phần mềm sẽ tự động cập nhật (Không phải nhập).
Chỉ tiêu 13: Số lượng đã sử dụng: Trong kỳ các bạn sử dụng bao nhiêu thì nhập vào số lượng đã sử dụng
Chú ý: Đây là tổng số các hoá đơn đã sử dụng (Không bao gồm các hoá đơn xoá bỏ, mất, huỷ)
VD: Trong quý 4/2014 các bạn sử dụng tổng cộng 12 hóa đơn, nhưng trong đó 2 hoá đơn viết sai phải gạch bỏ thì nhập vào Chỉ tiêu này: 10
Chỉ tiêu 14, 16, 18: Số lượng: Không phải nhập.
Chỉ tiêu 15, 17, 19: Số: Các bạn nhập “Số hóa đơn” xóa bỏ, mất, hủy. Các số này là số thứ tự của hoá đơn, nằm trong khoảng chỉ tiêu {[10], [11]}, không được trùng nhau.
VD: Trong quý 4/2014 bạn viết sai hoá đơn số 0000051, 0000052 và phải lập biên bản thu hồi 2 hoá đơn đó. Bạn nhập vào Chỉ tiêu [15] (Xoá bỏ): 51;52
a. Nếu trong kỳ các bạn xóa bỏ, mất, hủy nhiều hóa đơn nhưng các số này không liên tiếp thì các bạn phải viết dấu CHẤM PHẨY (;) vào giữa các số.
VD: 51;52
b. Nếu là các số liên tiếp nhau thì kê khai dưới dạng khoảng và sử dụng dấu trừ (-)
VD: 51-55 (5 số liền)
Chú ý: Các bạn cần phân biệt được đâu là HỦY, đâu là XÓA BỎ
HỦY: là những HĐ mà in sai phải hủy hoặc những HĐ mà DN không dùng nữa phải hủy (yêu cầu có biên bản hủy hóa đơn, thông báo kết quả hủy hóa đơn, thành lập hội đồng hủy hóa đơn)
XÓA BỎ: là hoá đơn viết sai gạch chéo 3 liên, hóa đơn viết sai đã xé khỏi cuống và có biên bản thu hồi. (Hoá đơn viết sai không được huỷ, chỉ lập biên bản thu hồi hoặc lập biên bản điều chỉnh)
Chi tiết xem tại đây: Phân biệt xóa bỏ và hủy hóa đơn
Tồn cuối kỳ:
Các chỉ tiêu: 20, 21, 22: Sẽ tự động cập nhật.
Lưu ý : Chỉ kê khai những cột có vòng đỏ trong hình trên ( Thêm cột huỷ hoặc mất, nếu có)
Người lập biểu: Nhập kiểu text
Người đại diện theo pháp luật: Nhập tên giám đốc.
Ngày lập báo cáo: Mặc định là ngày hiện tại, cho phép sửa nhưng không được lớn hơn ngày hiện tại
Sau đó các bạn ấn nút “Ghi”, nếu có lỗi sai phần mềm sẽ tự động báo đỏ cho bạn biết.
Sau khi đã lập thành công, các bạn ấn nút “Kết xuất XML” rồi nộp cho cơ quan thuế.
Ví dụ: Công ty kế toán Centax trong quý 3 năm 2015 phát hành 200 hóa đơn mới từ số 01 đến 200, trong kỳ doanh nghiệp sử dụng hết 100 hóa đơn từ 0000001 đến 0000100, và bị mất 50 số hóa đơn từ số 0000151-0000200. Khi đó bạn kê khai trên báo cáo như sau:
– Vì số hóa đơn mất không liên tiếp với số đã sử dụng nên bạn phải tách ra làm 2 dòng phát hành
Tại dòng 1: Kê số hóa đơn mua phát hành trong kỳ (chỉ tiêu [8] – [9]) tại dòng 1 kê giá trị: Chỉ tiêu [8] = 1; [9] = 150, chỉ tiêu [13] = 100, [17] để trống
Thêm dòng các bạn ấn F5
Tại dòng 2: Kê số hóa đơn mua phát hành trong kỳ (chỉ tiêu [8] – [9]) tại dòng 1 kê giá trị: Chỉ tiêu [8] = 151; [9] = 200, chỉ tiêu [13] = 0, [17] = 151-200.
Mời các bạn tham khảo các bài viết sau:
Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và mức phạt khi nộp chậm, sai báo cáo
Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Quy định mới nhất về sử dụng hóa đơn với đơn vị có nhiều cửa hàng hoặc chi nhánh
Phạt hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp, sử dụng bất hợp pháp hóa đơn
Hướng dẫn cách sử dụng hóa đơn khi thay đổi tên, địa chỉ kinh doanh
