Khái niệm ERP vào Việt Nam vào khoảng thập niên 1990, ngay sau đó tạo được 1 xu thế đầu tư ERP cho việc quản trị của các doanh nghiệp. Nhiều giải pháp ngoại nhảy vào thị trường Việt Nam, các công ty chạy theo phong trào ERP cho bằng anh em với các hợp đồng được ký kết và PR rầm rộ, các nhà phát triển phần mềm trong nước thấy thị trường màu hồng và lao vào phát triển. Tuy nhiên, từ đó tới nay cũng có nhiều doanh nghiệp triển khai thành công nhưng số chưa thành công cũng không ít làm cho các doanh nghiệp tuy mong muốn nhưng bắt đầu e dè và ngại việc đầu tư ERP. Nhiều nghiên cứu, tìm hiểu và phân tích nguyên nhân của sự chưa thành công thì rút ra được việc chọn 1 giải pháp “phù hợp” với nguồn lực, nhu cầu, ngành nghề, mục tiêu, tài chính… của doanh nghiệp sẽ tăng tỉ lệ thành công cao hơn.
Vậy, trước thị trường với các giải pháp ngoại thì hầu hết vượt quá khả năng đầu tư của các doanh nghiệp trong nước, các giải pháp nội thì chưa có 1 giải pháp thật sự nổi trội, ai ai cũng tự gán từ “ERP” vào sản phẩm của mình vậy làm thế nào để chọn được 1 giải pháp “phù hợp” với doanh nghiệp? Vì dù sao ERP vẫn là 1 công cụ cần thiết cho doanh nghiệp. Hãy cùng Kế toán thuế Centax theo dõi bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về Giải pháp ERP cho doanh nghiệp
1. Công tác chuẩn bị giải pháp ERP
Giải pháp ERP là 1 giải pháp phục vụ cho doanh nghiệp, cho chính Business Process của công ty, do đó trước khi đi tìm 1 giải pháp đáp ứng các yêu cầu của mình thì tự thân tổ chức đó cần xác định được mình cần gì? Mình đang bị triệu chứng gì? Hay mong muốn gì khi đầu tư giải pháp?
Thông thường có 2 phương án cho việc chuẩn bị là doanh nghiệp tự làm và thuê tư vấn, tuy nhiên cần đảm bảo các bước sau:
a) Thành lập ban dự án: Một ban dự án được thành lập ngay từ đầu với đầy đủ thành phần từ lãnh đạo cấp cao, cấp trung vì ERP không chỉ phục vụ cho lãnh đạo hay chỉ cho nhân viên mà cho toàn bộ tổ chức. Đặc biệt người trưởng dự án phải có đủ thẩm quyền để kết nối mọi người và quyết định khi có bất đồng trong ban dự án.
b) Xác định phạm vi yêu cầu:
– Tập trung vào quy trình: triển khai ERP giống như việc xây dựng 1 ngôi nhà, cần phải tập trung vào phần móng và cầu trúc (Cần quản lý quy trình nào? Các bước ra sao? Mối liên hệ, kế thừa giữa các bộ phận? Dữ liệu đầu vào là gì? Yêu cầu đầu ra thế nào?,….) trước khi nghĩ tới việc trang trí. Đừng quá tập trung và lang man đến các trường hợp đặc biệt, ngoại lệ lâu lâu mới xảy ra 1 lần mà quên đi mục đích chính của giải pháp.
– 3 cấp độ quản trị số liệu (quá khứ, hiện tại và tương lai): Cần phải xác định được việc kiểm soát số liệu của doanh nghiệp mình đang ở mức độ nào để đặt mục tiêu phù hợp. Triển khai ERP là 1 quá trình, do đó doanh nghiệp cần đặt cho mình từng mục tiêu phù hợp cho từng giai đoạn hơn là với tâm lý “đã lỡ đầu tư rồi thì làm cho hết”.
– Chuẩn bị kịch bản test (test scenario) cho nhà cung cấp: Sau khi đã có ban dự án và xác định được mình muốn gì thì doanh nghiệp cần chuẩn bị 1 kịch bản test để đánh giá nhà cung cấp.
Trong trường hợp doanh nghiệp không tự mình làm công việc xác định phạm vi mà tìm đến dịch vụ tư vấn thì hãy cố gắng tìm đơn vị đủ tâm, đủ tầm, chư không phải từ các nơi tư vấn có móc ngoặc với nhà cung cấp ERP.
2. Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp ERP phù hợp
Khi đã chuẩn bị đầy đủ thì doanh nghiệp bắt đầu tìm kiếm đến các nhà cung cấp giải pháp nhằm tìm được 1 đối tác “phù hợp”, vì nếu không có sự chuẩn bị kỹ doanh nghiệp dễ dàng bị dẫn dắt của các đối tác đến Demo giải pháp, dẫn đến tình trạng “cái nào cũng như cái nào” và “bối rối” trong việc quyết định.
a. Tập trung vào giải pháp
Khi đã có test scenario thì cứ tập trung hỏi nhà cung cấp 2 câu hỏi làm được gì và như thế nào? Căn cứ vào việc giải quyết các vấn đề của các nhà cung cấp mà doanh nghiệp đánh giá được mức độ đáp ứng của giải pháp và chọn giải pháp đáp ứng được ít nhất 80% yêu cầu đặt ra ban đầu để hạn chế tối đa sự điều chỉnh và rủi ro trong quá trình triển khai
Lưu ý: Các doanh nghiệp sẽ thường được nhà cung cấp nói: Cái này dễ em sẽ làm khi triển khai, Cái của em là nền tản chính, các yêu cầu bên anh là phụ em sẽ bổ sung khi triển khai, bên em có kinh nghiệm làm cho doanh nghiệp XZY giống như anh/chị,… Bản chất giải pháp ERP là giải quyết bài toán Business process của doanh nghiệp bạn mà cái này thì không doanh nghiệp nào giống doanh nghiệp nào cho nên hãy tập trung vào nhu cầu chính của doanh nghiệp hơn là nghe những lời đầu môi. (Nếu không các giải pháp ERP ngoại đã không gặp những trở ngại tại Việt Nam)
b. Kinh nghiệm công ty hay kinh nghiệm cá nhân?
Trong quá trình tiếp xúc doanh nghiệp sẽ gặp nhiều nhà cung cấp phủ đầu doanh nghiệp bằng kinh nghiệm của công ty hay giải pháp. Những giải pháp tồn tại lâu năm, khẳng định được thương hiệu thì sẽ an tâm hơn nhưng không có nghĩa là bảo chứng cho việc triển khai thành công. Có doanh nghiệp đã từng ngậm trái đắng vì chọn giải pháp tiếng tăm nhưng khi vào triển khai thì đội triển khai toàn những bạn mới ra trường dẫn đến việc chuyển giao giải pháp không hiệu quả.
Ngược lại, doanh nghiệp cũng sẽ gặp một số đơn vị do một số người hoạt động lâu năm trong lĩnh vực ERP và thành lập công ty riêng. Họ sẽ nói với bạn rằng họ có nhiều kinh nghiệm trong việc tư vấn triển khai, còn việc phát triển phần mềm là đơn giản và họ sẽ làm cho bạn. Bài toán sẽ quay lại là giải quyết nhu cầu của doanh nghiệp, nếu doanh nghiệp mới nhưng vẫn chứng minh giải pháp đáp ứng nhu cầu và có đội ngũ nhiều kinh nghiệm cũng là 1 lựa chọn không tồi.
Tuy nhiên, để cân bằng thì doanh nghiệp nên chọn những giải pháp tồn tại đủ lâu và có nhiều chuyên gia kinh nghiệm.
c. Giải pháp dễ dàng điều chỉnh và phát triển trong tương lai
Một yêu cầu nữa là khi chọn giải pháp, ngoài việc đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp, thì giải pháp phải dễ dàng phát triển theo doanh nghiệp chứ không chỉ cứng nhắc theo yêu cầu hiện tại. Và tiếp tục câu hỏi “Làm như thế nào?” cho nhà cung cấp chứ không nên chấp nhận câu trả lời “sẽ”
d. Giá không phải là tất cả
Giải pháp ERP là 1 giải pháp có giá trị lớn và thời gian triển khai hầu hết tính bằng năm, nên giá chỉ là yếu tố sau cùng để so sánh các giải pháp đáp ứng các yếu tố trên. Theo số liệu nghiên cứu thì chi phí đầu tư ban đầu cho hệ thống ERP chiếm từ 1,5-3% doanh thu năm của doanh nghiệp. Căn cứ vào tỉ lệ đó mà doanh nghiệp có thể lên kế hoạch ngân sách khi đầu tư ERP.
Tóm lại, muốn tìm được 1 giải pháp ERP phù hợp thì doanh nghiệp phải xác định mình cần gì? Sau đó tìm giải pháp đáp ứng ít nhất 80% nhu cầu, đội ngũ có kinh nghiệm, giải pháp có thể phát triển trong tương lai và cuối cùng mới xét tới yếu tố giá.
(*) Bên trên là các yếu tố chính, trong quá trình tìm hiểu, doanh nghiệp cũng cần xem xét đến các đòi hỏi về công nghệ, hệ thống cơ sở hạ tầng mạng và phần cứng. Tuy nhiên, hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đều có thể đáp ứng các yêu cầu này.
Truyen Phan
