Câu hỏi 1:
Trên chỉ tiêu họ tên người mua hàng của hóa đơn có nhất thiết phải ghi tên người mua hàng hay không hay chỉ cần ghi tên doanh nghiệp mua hàng?
Trả lời:
Căn cứ Thông tư 39/2014/TT-BTC tại Điều 16, Khoản 2, Điểm b quy định cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn như sau:
” b) Tiêu thức “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán”, “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua”: ghi tên đầy đủ hoặc tên viết tắt theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế.
Trường hợp tổ chức bán hàng có đơn vị trực thuộc có mã số thuế trực tiếp bán hàng thì ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị trực thuộc. Trường hợp đơn vị trực thuộc không có mã số thuế thì ghi mã số thuế của trụ sở chính.
Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.
Như vậy, căn cứ theo quy định trên đối với chỉ tiêu “họ tên người mua hàng” trên hóa đơn, đơn vị phải ghi cụ thể tên người đi mua hàng. Trường hợp người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp, tên, địa chỉ, mã số thuế thì vẫn hóa đơn ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, MST”.
Khi chưa nắm rõ những nguyên tắc khi viết hóa đơn, bạn rất dễ viết sai hoặc nhầm, không đúng quy định trong các tiêu thức. Vậy trong những trường hợp sai đó phải xử lý thế nào Mời bạn đọc tham khảo chi tiết tại đây:
Sơ đồ xử lý hóa đơn lập sai theo quy định mới nhất
Xử lý trường hợp hóa đơn viết sai thuế suất GTGT
Cách xử lý hóa đơn khi viết sai mã số thuế của người mua
Xử lý hóa đơn viết sai tên, địa chỉ
Câu hỏi 2:
Chi nhánh chúng tôi có tên và địa chỉ quá dài, khó khăn khi các doanh nghiệp khác xuất hóa đơn cho chúng tôi do khoảng cách trên hóa đơn ngắn hoặc phần mềm của họ không cho phép. Họ có thể viết tắt khi xuất hóa đơn cho chúng tôi không?
Trả lời:
Căn cứ vào điểm b, khoản 2, TT39/2014/TT-BTC ban hành quy định:
“Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.”
Như vậy, nếu tên và địa chỉ quá dài, gặp khó khăn khi viết hóa đơn thì bạn có thể viết tắt theo quy định trên và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của DN.
Câu hỏi 3:
Những hóa đơn tự in người mua hàng nhận được hóa đơn thì căn cứ vào đâu để biết là hóa đơn thật hay giả?
Trả lời:
Căn cứ vào điều 15, TT39/2014/TT-BTC quy định các hình thức ghi ký hiệu để nhận dạng hóa đơn:
“1. Tổ chức khi in, phát hành hóa đơn quy ước các ký hiệu nhận dạng trên hóa đơn do mình phát hành để phục vụ việc nhận dạng hóa đơn trong quá trình in, phát hành và sử dụng hóa đơn.
Tuỳ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý, tổ chức có thể chọn một hay nhiều hình thức sau để làm ký hiệu nhận dạng như: dán tem chống giả; dùng kỹ thuật in đặc biệt; dùng giấy, mực in đặc biệt; đưa các ký hiệu riêng vào trong từng đợt in hoặc đợt phát hành loại hóa đơn cụ thể, in sẵn các tiêu thức ổn định trên tờ hóa đơn (như tên, mã số thuế, địa chỉ người bán; loại hàng hóa, dịch vụ; đơn giá…), chữ ký và dấu của người bán khi lập hóa đơn…”
Căn cứ vào khoản 2, điều 25/TT39/2014/TT-BTC ban hành về việc sử dụng HĐ của người mua hàng:
“2. Hóa đơn được sử dụng trong các trường hợp tại khoản 1 phải là:
– Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ bản gốc, liên 2 (liên giao khách hàng), trừ các trường hợp nêu tại khoản 1 Điều 4 và Điều 24 Thông tư này.
– Hóa đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu, nội dung theo quy định và phải nguyên vẹn.
– Số liệu, chữ viết, đánh máy hoặc in trên hóa đơn phải rõ ràng, đầy đủ, chính xác theo đúng quy định, không bị tẩy xóa, sửa chữa.
– Hóa đơn không thuộc các trường hợp nêu tại Điều 22 và Điều 23 Thông tư này.”
Căn cứ theo quy định trên: Khi người mua hàng nhận được hóa đơn của bên bán thì người mua phải kiểm tra hóa đơn có ghi đầy đủ chỉ tiêu, nội dung theo quy định nêu trên, hoặc có quyền yêu cầu bên bán chứng minh tính hợp pháp của hóa đơn.
Mời bạn đọc tham khảo các vấn đề liên quan đến hóa đơn tự in tại đây:
Thủ tục, hồ sơ đối với hóa đơn tự in
Mẫu 3.14 Đề nghị sử dụng hóa đơn tự in, đặt in
Mẫu 3.15 sử dụng hóa đơn tự in, đặt in
Câu hỏi 4:
Công ty em có 1 hóa đơn mua vào nhưng do viết sai nội dung, trong đó sửa trực tiếp trên hóa đơn và đóng dấu, có kèm theo biên bản thì hóa đơn đó có được khấu trừ hay không?
Trả lời:
Căn cứ vào khoản 15, điều 14, TT219/2013/TT-BTC quy định:
“15. Cơ sở kinh doanh không được tính khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với trường hợp:
– Hoá đơn GTGT sử dụng không đúng quy định của pháp luật như: hóa đơn GTGT không ghi thuế GTGT (trừ trường hợp đặc thù được dùng hoá đơn GTGT ghi giá thanh toán là giá đã có thuế GTGT);
– Hoá đơn không ghi hoặc ghi không đúng một trong các chỉ tiêu như tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán nên không xác định được người bán;
– Hoá đơn không ghi hoặc ghi không đúng một trong các chỉ tiêu như tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua nên không xác định được người mua (trừ trường hợp hướng dẫn tại khoản 12 Điều này);
– Hóa đơn, chứng từ nộp thuế GTGT giả, hóa đơn bị tẩy xóa, hóa đơn khống (không có hàng hóa, dịch vụ kèm theo);
– Hóa đơn ghi giá trị không đúng giá trị thực tế của hàng hóa, dịch vụ mua, bán hoặc trao đổi.”
Căn cứ vào quy định trên, hóa đơn đầu vào viết sai nội dung nhưng sửa trực tiếp trên hóa đơn và đóng dấu thì không được khấu trừ thuế GTGT.
Vậy cách xử trong tình huống này và các tình huống viết sai khác nữa phải xử lý như thế nào để hóa đơn đó được khấu trừ thuế? mời bạn đọc theo dõi chi tiết tại đây:
Xử lý hóa đơn viết sai tên, địa chỉ
Cách xử lý hóa đơn khi viết sai mã số thuế của người mua
Xử lý trường hợp hóa đơn viết sai thuế suất GTGT
Câu hỏi 5:
Công ty tôi được công ty khác ủy quyền đòi nợ, công ty tôi có đc phép xuất hóa đơn cho bên nợ hay không? Nếu được mình phải hạch toán số tiền thu được như thế nào?
Trả lời:
- Xuất hóa đơn hay không?
Căn cứ khoản 7, điều 3, TT26/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung điểm b Khoản 1 Điều 16, TT39/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 3 Điều 5 Thông tư số 119/2014/TT-BTC) như sau:
“b) Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).”
Như vậy, trong trường hợp của bạn, số tiền thu được chỉ là hoạt động thu hộ, chi hộ nên không cần phải xuất hóa đơn.
** Lưu ý: Khi khấu trừ khoản hoa hồng đòi nợ, bạn phải xuất hóa đơn cho bên ủy quyền đòi nợ.
- Hạch toán
– Khi nhận tiền được tiền thu hộ: Nợ TK 111, 112/ Có TK 331.
– Khi chi hộ: Nợ TK 138/ Có TK 111,112.
– Khi nhận tiền hoa hồng đòi nợ: Nợ TK 641, Nợ TK 133/ Có TK 111,112
– Khi khấu trừ tiền hoa hồng đòi nợ: Nợ TK 338/Có TK 711, Có TK 3331.
Bạn có thể tham khảo thêm về hạch toán trường hợp ủy thác nhập khẩu và xuất khẩu tại đây:
Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu ủy thác
Hạch toán nghiệp vụ xuất khẩu uỷ thác hàng hóa.
Xuất nhập khẩu hàng hóa uỷ thác
