LƯU Ý
Bạn đọc kéo xuống cuối bài viết ấn vào phần tải files để lưu giữ tập tin về máy tính cá nhân.
_____________________________________________
| CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU AN GIANG–––––––––––––––– | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– |
QUY CHẾ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH CỦA
CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU AN GIANG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 14./QĐ-HĐQT ngày 04/4./2008
của HĐQT Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu An Giang)
–––––––––––––––––––
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Điều khoản chung
– Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu An Giang (sau đây gọi tắt là Công ty) được thành lập, tổ chức và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
– Công ty có tư cách pháp nhân đầy đủ, tự chủ về mặt tài chính và chịu trách nhiệm hữu hạn trước pháp luật về các khoản nợ trong phạm vi số vốn của Công ty;
– Công ty được mở tài khoản giao dịch bằng đồng Việt Nam và bằng ngoại tệ tại các Ngân hàng và Kho bạc Nhà nước ở Việt Nam;
– Công ty có các đơn vị trực thuộc hạch toán phụ thuộc là các Chi nhánh và Trung tâm (gọi tắt là đơn vị) được Công ty giao tài sản, tiền vốn để thực hiện hoạt động sản xuất, kinh doanh;
– Các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm quản lý tốt tài sản, vật tư, tiền vốn được giao và chịu trách nhiệm bồi hoàn thiệt hại nếu làm thất thoát;
– Giám đốc đơn vị là người chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc và pháp luật về quản lý tài chính tại đơn vị mình;
– Các đơn vị chịu sự kiểm tra, giám sát và thực hiện đầy đủ các chế độ báo cáo của các cơ quan quản lý Nhà nước, Ban kiểm soát và Công ty;
– Nguyên tắc chung trong quản lý thu chi: Mọi hoạt động thu, chi tại các đơn vị phải tuân thủ theo quy định của pháp luật, Công ty và phải được quản lý chặt chẽ:
+ Các khoản thu, chi phát sinh bằng ngoại tệ phải tuân thủ quy định về quản lý ngoại tệ của nhà nước đồng thời phải quy đổi ra tiền VNĐ theo tỷ giá bán ra trên thị trường liên ngân hàng để hạch toán.
+ Các khoản thu, chi phải đảm bảo đúng đối tượng, đúng chế độ quy định về phân cấp, quy trình, thủ tục, định mức, hoá đơn chứng từ, hồ sơ. Đơn vị, cá nhân lập chứng từ thu chi khống, thu chi không đúng quy định và người quyết định thu, chi sai chế độ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và bồi hoàn thiệt hại (nếu có).
Điều 2. Nguyên tắc quản lý tài chính
– Công ty thực hiện theo các quy định về quản lý tài chính hiện hành của Nhà nước và Điều lệ Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu An Giang (sau đây gọi tắt là Điều lệ Công ty).
– Công ty thực hiện theo nguyên tắc quản lý tài chính tập trung và có sự ủy quyền phân cấp cho các đơn vị trực thuộc.
– Công ty chịu sự kiểm tra, giám sát về mặt tài chính của các cơ quan quản lý Nhà nước, Ban kiểm soát theo quy định pháp luật, nội dung quy định trong Điều lệ Công ty và quy chế này.
Điều 3. Quyền quản lý tài chính của Công ty
– Sử dụng vốn của Công ty để phục vụ các nhu cầu về sản xuất, kinh doanh theo nguyên tắc bảo toàn vốn và sinh lời.
– Nhượng bán hoặc cho thuê những tài sản không còn phù hợp với điều kiện sản xuất kinh, doanh hoặc chưa sử dụng hết công suất và thanh lý tài sản đã hết giá trị sử dụng.
– Phát hành và chuyển nhượng cổ phần, trái phiếu theo quy định của pháp luật. Được cầm cố, thế chấp các tài sản, giá trị quyền sử dụng đất gắn liền với tài sản trên đất thuộc quyền quản lý của Công ty theo quy định của pháp luật.
– Quyết định và phân phối phần lợi nhuận còn lại cho các cổ đông sau khi đã thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ với Nhà nước; lập và sử dụng các quỹ theo quy định của pháp luật, Điều lệ Công ty.
– Công ty trực tiếp vay vốn ngân hàng, các tổ chức tín dụng hoặc bảo lãnh, ủy quyền cho các đơn vị trực thuộc được quan hệ trực tiếp với ngân hàng.
– Có quyền sử dụng ngoại tệ thu được theo chế độ quản lý ngoại hối hiện hành của Nhà nước.
– Công ty có các quyền khác về tài chính theo Điều lệ Công ty và theo quy định của pháp luật có liên quan.
Điều 4. Nghĩa vụ quản lý tài chính của Công ty
– Thực hiện đúng chế độ về quản lý vốn, tài sản, phân chia các quỹ, hạch toán, thống kê, chế độ kiểm toán và các chế độ khác do pháp luật và Điều lệ Công ty quy định; chịu trách nhiệm về tính chính xác của các báo cáo tài chính của Công ty.
– Bảo toàn và phát triển vốn.
– Công bố công khai các thông tin và báo cáo tài chính hàng năm theo quy định tại Điều lệ Công ty và các quy định của pháp luật có liên quan.
– Thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật, Điều lệ Công ty và Quy chế này.
Chương II
QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG VỐN
Điều 5. Vốn điều lệ
– Vốn điều lệ là số vốn do các cổ đông đóng góp và được ghi vào Điều lệ Công ty. Vốn điều lệ của Công ty được xác định tại thời điểm thành lập là: 58.285.000.000 đồng (năm mươi tám tỉ hai trăm tám mươi lăm triệu đồng).
– Vốn điều lệ của Công ty được tăng lên khi có quyết định của Đại hội đồng cổ đông bằng cách phát hành thêm cổ phiếu.
– Vốn điều lệ của Công ty chỉ được sử dụng cho mục đích hoạt động sản xuất, kinh doanh, mua cổ phiếu, trái phiếu, góp vốn, liên doanh, thực hiện các hình thức đầu tư tài chính khác.
Điều 6. Bảo toàn vốn
Công ty có trách nhiệm bảo toàn và phát triển vốn bằng các biện pháp sau đây:
– Thực hiện đúng chế độ quản lý sử dụng vốn, tài sản, phân phối cổ tức, chế độ quản lý tài chính khác và chế độ kế toán theo quy định của Nhà nước, Điều lệ Công ty và Quy chế này.
– Mua bảo hiểm tài sản để bù đắp cho những rủi ro bất khả kháng.
– Xử lý kịp thời giá trị tài sản tổn thất theo Điều 13 và các khoản nợ không có khả năng thu hồi theo Điều 18 của Quy chế này.
– Trích lập các khoản dự phòng rủi ro sau đây:
+ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho;
+ Dự phòng các khoản phải thu khó đòi;
+ Dự phòng giảm giá các khoản đầu tư dài hạn;
– Các biện pháp khác về bảo toàn vốn tại công ty cổ phần theo quy định của pháp luật.
Điều 7. Huy động vốn
– Phát hành cổ phiếu, trái phiếu:
Trong trường hợp cần thiết phải huy động thêm vốn kinh doanh, Công ty được phát hành cổ phiếu, trái phiếu để huy động vốn. Mọi thủ tục phát hành phải tuân thủ đúng pháp luật và Điều lệ Công ty.
– Vay vốn:
Công ty được vay vốn của các tổ chức tín dụng, các pháp nhân khác thông qua việc ký kết hợp đồng tín dụng để vay vốn ngắn hạn và dài hạn.
Trong trường hợp đặc biệt, Công ty được huy động vốn của các đối tượng khác để phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh, với mức lãi suất không quá 1,2 lần mức lãi suất cho vay cùng thời điểm của ngân hàng thương mại có quan hệ giao dịch với Công ty.
– Thuê tài chính:
Công ty được quyền huy động vốn thông qua hình thức thuê tài chính để đầu tư tài sản cố định, với điều kiện mức lãi suất không cao hơn mức lãi suất cho vay cùng thời điểm của ngân hàng thương mại có quan hệ giao dịch với Công ty.
Điều 8. Đầu tư vốn ra ngoài Công ty
– Công ty được quyền sử dụng vốn, tài sản thuộc quyền quản lý của Công ty để đầu tư ra ngoài Công ty. Việc đầu tư ra ngoài Công ty phải tuân thủ các quy định của pháp luật và đảm bảo nguyên tắc có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn, tăng thu nhập và không làm ảnh hưởng đến mục tiêu hoạt động của Công ty.
– Các hình thức đầu tư ra ngoài Công ty:
+ Góp vốn để thành lập công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh, công ty liên doanh, góp vốn hợp đồng hợp tác kinh doanh không hình thành pháp nhân mới;
+ Mua cổ phần hoặc góp vốn tại các công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty liên doanh, công ty hợp danh;
+ Mua lại một Công ty khác;
+ Mua công trái, trái phiếu;
+ Các hình thức đầu tư khác theo quy định của pháp luật.
– Thẩm quyền quyết định dự án đầu tư ra ngoài theo Điều lệ của Công ty
Chương III
QUẢN LÝ, SỬ DỤNG TÀI SẢN TẠI CÔNG TY
Điều 9. Tài sản cố định
Tài sản cố định của Công ty bao gồm tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vô hình, tài sản cố định thuê tài chính và bất động sản đầu tư.
– Công ty có quyền thay đổi cơ cấu tài sản phục vụ cho việc phát triển sản xuất kinh, doanh của Công ty.
– Việc mua sắm, đầu tư xây dựng mới, cải tạo mở rộng tài sản cố định phải tuân thủ theo quy định hiện hành của Nhà nước và của Công ty, đồng thời đảm bảo hiệu quả kinh tế khả thi được thẩm định từ việc đầu tư.
Điều 10. Cho thuê, cầm cố, thế chấp tài sản.
– Công ty có quyền cho thuê, thế chấp, cầm cố tài sản của Công ty theo nguyên tắc có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn. Việc sử dụng tài sản để cho thuê, thế chấp, cầm cố phải tuân theo đúng các quy định của Nhà nước;
+ Đối với tài sản cho thuê hoạt động, Công ty phải trích khấu hao, mức trích khấu hao do Tổng Giám đốc quyết định theo quy định của Bộ Tài chính.
+ Công ty được đem tài sản thuộc quyền quản lý và sử dụng để cầm cố, thế chấp vay vốn hoặc bảo lãnh tại các tổ chức tín dụng theo đúng trình tự, thủ tục quy định của pháp luật;
– Trường hợp những tài sản nhận cầm cố, nhận thế chấp của các tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp khác đã quá hạn theo cam kết thì được xử lý theo quy định pháp luật;
– Tài sản đem cầm cố, thế chấp phải có chứng từ, tài liệu chứng minh, tổng hợp và giải trình trong báo cáo tài chính hàng năm.
Điều 11. Việc trích, sử dụng tiền khấu hao tài sản cố định.
– Tất cả tài sản cố định hiện có của Công ty đều phải trích khấu hao, gồm cả tài sản cố định không cần dùng, chờ thanh lý, trừ những tài sản cố định thuộc công trình phúc lợi công cộng. Đối với các tài sản cố định đã khấu hao hết giá trị nhưng vẫn đang sử dụng vào hoạt động sản xuất, kinh doanh thì không phải trích khấu hao nữa;
– Khấu hao tài sản cố định dựa trên nguyên tắc khấu hao nhanh để thu hồi vốn để tái đầu tư, thay đổi công nghệ;
– Chi phí khấu hao tài sản cố định được hạch toán theo theo chuẩn mực kế toán Việt Nam;
– Đối với những tài sản cố định chưa khấu hao hết đã hư hỏng, mất mát phải xác định nguyên nhân, trách nhiệm của tập thể, cá nhân để xử lý, bồi thường. HĐQT quyết định mức bồi thường. Chênh lệch giữa giá trị còn lại của tài sản với tiền bồi thường và giá trị thu hồi được hạch toán vào chi phí khác của Công ty;
– Toàn bộ vốn do trích khấu hao tài sản cố định được dùng để tái đầu tư, thay thế, đổi mới tài sản và sử dụng vốn cho nhu cầu kinh doanh. Tổng Giám đốc Công ty sử dụng vốn khấu hao, các loại vốn và quỹ để đầu tư xây dựng cơ bản theo kế hoạch đã được HĐQT phê duyệt;
Điều 12. Thanh lý, nhượng bán tài sản cố định và các khoản đầu tư dài hạn
– Công ty chủ động nhượng bán, thanh lý để thu hồi vốn đối với tài sản lạc hậu kỹ thuật, tài sản hư hỏng không phục hồi được, tài sản đã hết thời gian sử dụng, tài sản không có nhu cầu sử dụng hoặc không sử dụng được và các khoản đầu tư dài hạn không có nhu cầu tiếp tục đầu tư;
Tổng Giám đốc quyết định các phương án thanh lý, nhượng bán tài sản cố định có giá trị còn lại nhỏ hơn 500 triệu đồng. HĐQT có thể uỷ quyền cho Tổng Giám đốc quyết định nhượng bán, thanh lý tài sản thuộc thẩm quyền của HĐQT;
Các phương án lớn hơn mức thuộc thẩm quyền HĐQT, thì Đại hội đồng cổ đông quyết định.
– Khi nhượng bán, thanh lý tài sản, vật tư phải lập Hội đồng thanh lý để xác định tình trạng kỹ thuật và giá trị, thông báo rộng rãi việc bán tài sản và tổ chức bán đấu giá công khai theo đúng trình tự, thủ tục quy định của pháp luật về bán đấu giá tài sản (khi thấy cần thiết).
– Hạch toán nguyên giá, giá trị còn lại và chi phí thanh lý nhượng bán tài sản phải tuân thủ chế độ kế toán hiện hành.
– Các khoản đầu tư dài hạn do HĐQT quyết định.
Điều 13. Xử lý tổn thất tài sản
Khi xảy ra tổn thất tài sản (mất mát, thiếu hụt, hư hỏng, kém phẩm chất, làm giảm giá trị của tài sản) Công ty phải tiến hành xác định nguyên nhân, mức độ tổn thất, quy trách nhiệm và lập phương án xử lý theo các nguyên tắc sau:
– Đối với những tổn thất do nguyên nhân chủ quan thì cá nhân, tập thể gây ra tổn thất phải bồi thường;
+ Mức thiệt hại dưới 500 triệu đồng: Tổng Giám đốc quyết định xử lý;
+ Mức thiệt hại từ 500 triệu đồng trở lên: do HĐQT quyết định xử lý theo đề nghị của Tổng Giám đốc;
– Đối với những tổn thất do nguyên nhân khách quan, bất khả kháng thì thông báo cho đơn vị bảo hiểm xử lý bồi thường theo hợp đồng bảo hiểm;
– Giá trị tài sản tổn thất sau khi đã bù đắp bằng tiền bồi thường của cá nhân, tập thể, của tổ chức bảo hiểm nếu thiếu được bù đắp bằng quỹ dự phòng tài chính của Công ty. Trường hợp quỹ dự phòng tài chính không đủ bù đắp thì phần thiếu được Tổng Giám đốc trình HĐQT phương án xử lý.
Điều 14. Kiểm kê tài sản
Công ty phải tổ chức kiểm kê, xác định số lượng tài sản (tài sản cố định và đầu tư dài hạn, tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn), đối chiếu các khoản công nợ phải trả, phải thu khi khoá sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm. Đối với tài sản thừa, thiếu, không thu hồi được, nợ quá hạn cần xác định rõ nguyên nhân, trách nhiệm của những người có liên quan và xác định mức bồi thường vật chất theo quy định.
Việc kiểm kê tài sản phải được thực hiện hằng năm ít nhất một lần. Ngoài ra, khi có yêu cầu từ HĐQT, Ban kiểm soát thì việc kiểm kê phải được tiến hành theo kế hoạch.
Điều 15. Đánh giá lại giá trị tài sản
Kiểm kê đánh giá lại giá trị tài sản theo quy định của Nhà nước và Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông.
Việc kiểm kê, đánh giá lại giá trị tài sản phải theo đúng các quy định hiện hành của Nhà nước và có sự chứng nhận của đơn vị kiểm toán. Các khoản chênh lệch tăng hoặc giảm giá trị tài sản do đánh giá lại được ghi tăng hoặc giảm vốn điều lệ của Công ty.
Điều 16.
Hội đồng nhượng bán tài sản, Hội đồng thanh lý tài sản, Hội đồng kiểm kê tài sản, Hội đồng nghiệm thu, Hội đồng đánh giá lại tài sản do Chủ tịch HĐQT hoặc Tổng Giám đốc quyết định trong phạm vi thẩm quyền.
Điều 17. Quản lý hàng tồn kho
– Hàng tồn kho là hàng hoá mua về để bán còn tồn kho, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho hoặc đã mua đang đi trên đường, sản phẩm dở dang trong quá trình sản xuất, sản phẩm hoàn thành nhưng chưa nhập kho, thành phẩm tồn kho, thành phẩm đang gửi bán và hàng hóa tại kho người bán chưa nhận về kho.
– Công ty có trách nhiệm kiểm tra, xử lý ngay những hàng hoá tồn kho kém phẩm chất, ứ đọng, chậm luân chuyển để thu hồi vốn.
– Cuối kỳ kế toán, khi giá gốc hàng tồn kho ghi trên sổ kế toán cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được thì Công ty phải trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo quy định hiện hành.
Điều 18. Quản lý các khoản nợ phải thu
– Công ty tổ chức quản lý nợ phải thu khó đòi theo các quy định của pháp luật hiện hành về quản lý, xử lý nợ tồn đọng, mở sổ theo dõi các khoản nợ theo từng đối tượng nợ, thường xuyên phân loại các khoản nợ (nợ luân chuyển, nợ khó đòi, nợ không có khả năng thu hồi), đối chiếu công nợ, đôn đốc thu hồi nợ.
– Công ty được quyền bán các khoản nợ phải thu để thu hồi vốn theo quy định của pháp luật, gồm cả khoản nợ phải thu trong hạn, nợ phải thu khó đòi, nợ phải thu không đòi được. Giá bán các khoản nợ do hai bên thoả thuận.
– Nợ phải thu khó đòi là các khoản nợ quá hạn thanh toán theo quy định ghi trên hợp đồng hoặc các cam kết khác hoặc chưa đến hạn thanh toán nhưng đối tượng thiếu nợ khó có khả năng thanh toán. Công ty phải trích lập quỹ dự phòng đối với khoản nợ phải thu khó đòi theo quy định hiện hành.
– Đối với các khoản nợ không có khả năng thu hồi, Công ty có trách nhiệm xử lý. Số nợ không có khả năng thu hồi được sau khi trừ tiền bồi thường của cá nhân, tập thể có liên quan được bù đắp bằng các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, quỹ dự phòng tài chính. Nếu còn thiếu thì được Tổng Giám đốc trình HĐQT quyết định xử lý.
– Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm trước HĐQT, và cổ đông về các khoản nợ phải thu của Công ty. Khi ký hợp đồng phải tính toán khả năng thanh toán, thời hạn thanh toán và hiệu quả kinh tế của từng hợp đồng.
– Các tổn thất do không thu hồi nợ kịp thời, đầy đủ, do nguyên nhân chủ quan gây ra, cá nhân, tập thể liên quan vi phạm phải bồi thường. HĐQT quyết định mức bồi thường hoặc ủy quyền cho Tổng Giám đốc quyết định.
– Xử lý các khoản nợ khó đòi phải có đủ căn cứ tài liệu chứng minh, tổng hợp và giải trình trong báo cáo tài chính hàng năm. Số công nợ thực sự không đòi được đã được xử lý, kế toán phải tiếp tục theo dõi trên sổ kế toán (ngoài bảng cân đối kế toán) để khi thu được nợ phải hạch toán vào thu nhập của Công ty.
Điều 19. Công nợ tạm ứng
– Tạm ứng là việc ứng trước một khoản tiền cho cán bộ công nhân viên nhằm giải quyết các công việc phát sinh thường xuyên hoặc giải quyết một vụ việc cụ thể nào đó đã được Lãnh đạo đơn vị phê duyệt.
– Bộ phận, cá nhân tạm ứng chỉ được chi tiêu tiền đã tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt.
– Đối với khoản tạm ứng mang tính chất thường xuyên như: chi phí nhiên liệu cho xe, vé cầu, phà, chi phí điện, nước, hoa tươi, trà nước tiếp khách, văn phòng phẩm, chi phí làm hàng,… Định kỳ hoặc sau khi có chứng từ các khoản chi thực tế đã phát sinh, phòng (bộ phận) tạm ứng tiền lập Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng để thanh toán số tiền đã chi.
– Đối với khoản tạm ứng cho một công việc cụ thể, căn cứ dự toán được duyệt hoặc từng công việc phát sinh đã được lãnh đạo đơn vị đồng ý, cá nhân (bộ phận) thực hiện tiến hành các thủ tục tạm ứng tiền. Sau khi công việc đã hoàn tất, chậm nhất là 5 ngày cá nhân (bộ phận) đã tạm ứng phải làm thủ tục thanh quyết toán tạm ứng.
– Kế toán quản lý công nợ tạm ứng có trách nhiệm thường xuyên theo dõi, đôn đốc thanh toán các khoản công nợ tạm ứng.
– Các đối tượng có biểu hiện dây dưa công nợ thì phải giải quyết dứt điểm công nợ cũ mới được tiếp tục tạm ứng mới. Trường hợp dây dưa công nợ quá 01 tháng phòng kế toán phải báo cáo Trưởng đơn vị để xử lý, nếu quá 02 tháng phải báo cáo về Công ty.
– Trường hợp phát hiện người tạm ứng chiếm đoạt tiền tạm ứng, Phòng Tài chính – Kế toán phải báo báo ngay cho lãnh đạo đơn vị để xử lý kịp thời.
Điều 20. Quản lý tiền mặt tại quỹ
– Các đơn vị phải xây dựng hạn mức tồn quỹ cuối ngày cho đơn vị mình để trình Công ty phê duyệt. Khi số tiền mặt tồn quỹ cuối ngày vượt quá hạn mức tối đa 20% trở lên, các đơn vị phải nộp ngay phần vượt về Công ty. Trường hợp phát sinh các khoản chi tiêu đột xuất lớn hơn hạn mức cho phép (dự kiến sẽ phát sinh trong thời gian tối đa là 03 ngày làm việc tiếp theo), đơn vị được phép để số tiền tồn quỹ lớn hơn hạn mức để đáp ứng chi tiêu.
– Đơn vị được chủ động thu, chi bằng tiền mặt theo đúng chế độ quy định của Công ty. Mọi khoản thu, chi bằng tiền mặt phải đúng đối tượng và phải lập phiếu thu, phiếu chi. Nghiêm cấm hành vi thủ quỹ chi tiền mặt khi chưa có phiếu chi;
– Đơn vị phải chịu trách nhiệm bảo quản an toàn tiền mặt tại quỹ. Két đựng tiền phải để tại nơi an toàn, đảm bảo phòng cháy chữa cháy tốt, tránh ẩm mốc, nước tràn,… Khi tiền mặt tồn quỹ bị mất trộm các đơn vị phải lập ngay biên bản đồng thời báo cáo với cơ quan Công an và lãnh đạo Công ty.
– Đơn vị và Phòng Tài chính – kế toán phải tiến hành kiểm quỹ tiền mặt đột xuất ít nhất một lần hàng tháng.
– Khi kết thúc tháng, quý, năm, các đơn vị phải tiến hành kiểm quỹ tiền mặt, lập biên bản và đối chiếu số liệu giữa thực tế và sổ sách.
Điều 21. Quản lý tiền gửi ngân hàng
– Các đơn vị được phép chủ động mở một hay nhiều tài khoản giao dịch (VNĐ, ngoại tệ) tại các ngân hàng để phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị mình.
– Đơn vị phải chịu trách nhiệm về việc mở tài khoản giao dịch tại đơn vị mình. Trước khi mở tài khoản, đơn vị phải đánh giá khả năng quản lý của mình, đồng thời xem xét để lựa chọn ngân hàng có khả năng đáp ứng tốt nhu cầu giao dịch và bảo toàn tiền gửi cho đơn vị.
– Các đơn vị phải xây dựng hạn mức tồn quỹ cuối ngày cho đơn vị mình để trình Công ty phê duyệt. Khi tổng số dư tiền gửi không kỳ hạn của đơn vị vượt quá hạn mức số dư tiền gửi ngân hàng từ 20% trở lên, đơn vị phải nộp ngay phần tiền vượt về Công ty. Trường hợp phát sinh các khoản chi tiêu đột xuất lớn hơn hạn mức cho phép (dự kiến sẽ phát sinh trong thời gian tối đa là 03 ngày làm việc tiếp theo), đơn vị được phép để số dư tiền gửi không kỳ hạn vượt trên hạn mức để đáp ứng chi tiêu.
Điều 22. Xây dựng hạn mức số dư tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi tại ngân hàng
Hàng năm, đơn vị phải tiến hành xây dựng hạn mức số dư tồn quỹ tiền mặt và tiền gửi không kỳ hạn tại ngân hàng, trình Công ty phê duyệt. Cụ thể:
– Căn cứ kế hoạch kinh doanh, kế hoạch thu, chi tiền của năm kế hoạch và tình hình thu chi của năm trước, chậm nhất là ngày 15 tháng 01 của năm kế hoạch, các đơn vị phải đăng ký với Công ty hạn mức số dư tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi không kỳ hạn tại ngân hàng cho năm kế hoạch.
– Trên cơ sở đăng ký của các đơn vị, Công ty xem xét ra quyết định về hạn mức số dư tồn quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng cho các đơn vị chậm nhất là ngày 31 tháng 01 năm kế hoạch. Trong thời gian chờ quyết định của Công ty, đơn vị được áp dụng các định mức của năm trước để thực hiện.
Chương IV
QUẢN LÝ DOANH THU, CHI PHÍ VÀ KẾT QUẢ
HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
Điều 23. Quản lý doanh thu và thu nhập khác
Doanh thu của Công ty bao gồm: doanh thu từ hoạt động kinh doanh chính, doanh thu từ hoạt động tài chính và thu nhập hợp pháp khác.
– Doanh thu hoạt động kinh doanh thông thường là toàn bộ số tiền phải thu phát sinh trong kỳ từ việc bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ của Công ty. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: là toàn bộ tiền bán sản phẩm, hàng hoá, cung ứng dịch vụ,… sau khi trừ (-) các khoản giảm giá hàng hoá, hàng bán bị trả lại (có chứng từ hợp lệ), được khách hàng chấp nhận thanh toán (không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu tiền).
– Doanh thu từ các hoạt động tài chính bao gồm: các khoản thu phát sinh từ tiền bản quyền; cho thuê tài sản của Công ty; tiền lãi từ việc cho vay vốn; lãi tiền gửi; lãi bán hàng trả chậm; lãi cho thuê tài chính; chênh lệch lãi do bán ngoại tệ, chênh lệch tỉ giá ngoại tệ, chênh lệch lãi chuyển nhượng vốn và lợi nhuận được chia từ việc đầu tư ra ngoài Công ty.
– Thu nhập khác: là các khoản thu từ hoạt động không thường xuyên theo chế độ quy định hiện hành như: thu tiền bảo hiểm được bồi thường, các khoản nợ phải trả nhưng chủ nợ không còn, thu từ việc thanh lý nhượng bán tài sản cố định, thu tiền phạt khách hàng vi phạm hợp đồng và các khoản thu khác.
– Toàn bộ doanh thu phát sinh trong kỳ phải có các hóa đơn, chứng từ hợp lệ chứng minh và phản ánh đầy đủ trong sổ kế toán của đơn vị và Công ty theo chế độ kế toán hiện hành.
Điều 24. Chi phí hoạt động kinh doanh.
Chi phí sản xuất, kinh doanh bao gồm: Chi phí sản xuất, kinh doanh, chi phí lưu thông, chi phí hoạt động tài chính và các chi phí khác.
– Công ty phải xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các định mức kinh tế – kỹ thuật phù hợp với đặc điểm kinh tế – kỹ thuật ngành nghề kinh doanh, mô hình tổ chức quản lý, trình độ trang bị của đơn vị. Các định mức phải được phổ biến đến tận người thực hiện, công bố công khai cho người lao động trong Công ty biết để thực hiện và kiểm tra, giám sát.
– Thường xuyên theo dõi, phân tích chi phí sản xuất kinh doanh nhằm phát hiện những khâu yếu, kém trong quản lý, những yếu tố làm tăng chi phí, làm tăng giá thành sản phẩm để có giải pháp khắc phục kịp thời.
– Việc ghi nhận chi phí phát sinh phải đảm bảo chế độ kế toán hiện hành và theo quy định về chi phí của Công ty.
Điều 25. Giá thành sản phẩm, chi phí dịch vụ tiêu thụ.
– Tổng giá thành toàn bộ sản phẩm hàng hóa, chi phí dịch vụ tiêu thụ trong kỳ (hoặc giá thành hàng hóa bán ra) bao gồm: giá thành sản phẩm, hàng hóa xuất tiêu thụ trong kỳ (hoặc giá vốn hàng hóa bán ra); chi phí quản lý Công ty phát sinh trong kỳ; chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ.
– Nguyên tắc và phương pháp xác định giá thành sản phẩm, chi phí dịch vụ theo quy định sau:
1. Giá thành sản xuất sản phẩm, dịch vụ gồm:
+ Chi phí về nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu và động lực sử dụng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm, dịch vụ.
+ Các khoản phải trả người lao động trực tiếp sản xuất như: tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp có tính chất lương, chi ăn giữa ca, chi bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn.
+ Chi phí sản xuất chung: chi phí chung phát sinh ở các phân xưởng, bộ phận kinh doanh như: tiền lương, phụ cấp, ăn giữa ca, chi phí vật liệu, công cụ, dụng cụ, khấu hao tài sản cố định, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác.
2. Giá thành toàn bộ sản phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ gồm:
+ Giá thành sản xuất của sản phẩm, dịch vụ: chi phí về nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu và động lực sử dụng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm, dịch vụ; các khoản phải trả người lao động trực tiếp sản xuất như: tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp có tính chất lương, chi ăn giữa ca, chi bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn; chi phí sản xuất chung: chi phí chung phát sinh ở các phân xưởng, bộ phận kinh doanh như: tiền lương, phụ cấp, ăn giữa ca, chi phí vật liệu, công cụ, dụng cụ, khấu hao tài sản cố định, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác.
+ Chi phí bán hàng: các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa dịch vụ như tiền lương, các khoản phụ cấp phải trả cho nhân viên bán hàng, hoa hồng đại lý, hoa hồng môi giới, tiếp thị, xúc tiến thương mại, khuyến mãi, quảng cáo, đóng gói, vận chuyển, bảo quản,… khấu hao tài sản cố định, chi phí vật liệu, bao bì, dụng cụ, đồ dùng, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác.
+ Chi phí quản lý Công ty: các chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và các chi phí khác có liên quan đến hoạt động của Công ty. Đối với sản phẩm có thời gian sản xuất trên 1 năm thì chi phí quản lý Công ty phát sinh trong năm được phân bổ cho sản phẩm dở dang.
+ Toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí quản lý Công ty được kết chuyển cho sản phẩm, dịch vụ tiêu thụ trong năm để xác định kết quả kinh doanh.
Điều 26. Xử lý kinh doanh thua lỗ
Trường hợp kinh doanh thua lỗ, Tổng Giám đốc Công ty phải đề xuất các giải pháp cấp bách để HĐQT xem xét quyết định, hoặc trình Đại hội đồng cổ đông quyết định:
– Trích từ quỹ dự phòng tài chính để bù lỗ.
– Chuyển một phần lỗ sang năm sau, đồng thời quyết định các biện pháp để khắc phục.
Điều 27. Lợi nhuận thực hiện
– Lợi nhuận thực hiện là kết quả kinh doanh của Công ty sau một kỳ hoạt động. Lợi nhuận thực hiện được xác định theo công thức:
Lợi nhuận thực hiện trong kỳ = Tổng doanh thu thuần trong kỳ + Thu nhập khác trong kỳ – Tổng chi phí trong kỳ
– Việc xác định lợi nhuận phải tuân thủ các nguyên tắc của chế độ kế toán hiện hành.
Chương V
PHÂN PHỐI LỢI NHUẬN VÀ TRÍCH LẬP CÁC QUỸ
Điều 28. Phân phối lợi nhuận và trích lập các quỹ.
Lợi nhuận của Công ty sau khi bù lỗ năm trước theo quy định của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và nộp thuế thu nhập doanh nghiệp, được phân phối như sau:
– Trả các khoản tiền phạt như: phạt vi phạm hành chính về thuế, phạt vi phạm Luật Giao thông, Luật Môi trường; phạt vay nợ quá hạn, phạt vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh, phạt vi phạm chế độ kế toán – thống kê và các khoản phạt khác;
– Trừ các khoản chi phí thực tế đã chi nhưng không được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế;
– Phần lợi nhuận còn lại sau khi trừ các khoản trên, được trích lập các quỹ và chia cổ tức cho các cổ đông theo quy chế phân phối lợi nhuận do HĐQT lập và trình Đại hội cổ đông quyết định theo từng năm.
Điều 29. Mục đích sử dụng các quỹ của Công ty.
– Quỹ dự phòng tài chính được dùng để:
+ Bù đắp những tổn thất, thiệt hại về tài sản, công nợ không đòi được xảy ra trong quá trình sản xuất, kinh doanh.
+ Bù đắp khoản lỗ của Công ty theo quyết định của HĐQT.
– Quỹ đầu tư phát triển được dùng để:
+ Bổ sung vào vốn điều lệ của Công ty.
+ Mua công trái, trái phiếu.
+ Mua cổ phần, góp vốn tại các công ty cổ phần, công ty TNHH, công ty liên doanh; góp vốn hoạt động hợp tác kinh doanh.
+ Để đầu tư mở rộng quy mô hoạt động sản xuất, kinh doanh và đổi mới công nghệ, trang thiết bị, điều kiện làm việc của Công ty.
+ Căn cứ vào nhu cầu đầu tư và khả năng của quỹ, HĐQT quyết định hình thức và biện pháp đầu tư theo nguyên tắc có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn.
– Quỹ khen thưởng được dùng để:
+ Thưởng định kỳ, thưởng cuối năm trên cơ sở năng suất lao động và thành tích công tác của CBCNV, hoặc thưởng đột xuất cho những cá nhân, tập thể có thành tích đột xuất trong hoạt động sản xuất, kinh doanh. Mức thưởng cần có ý kiến của công đoàn Công ty trước khi quyết định.
+ Thưởng cho những cá nhân và đơn vị bên ngoài Công ty có đóng góp nhiều cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty theo quy chế thưởng của Công ty. Mức thưởng do Tổng Giám đốc quyết định.
+ Thưởng người quản lý điều hành Công ty (HĐQT, Ban Giám đốc, Ban Kiểm soát). Mức thưởng gắn với hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty.
– Quỹ phúc lợi được dùng để:
+ Đầu tư xây dựng hoặc sửa chữa các công trình phúc lợi chung của Công ty.
+ Chi cho các hoạt động thể thao, văn hoá, phúc lợi công cộng của tập thể công nhân viên Công ty, phúc lợi xã hội.
+ Ngoài ra có thể chi trợ cấp khó khăn cho người lao động của Công ty kể cả những trường hợp đã nghỉ hưu, mất sức lâm vào hoàn cảnh khó khăn, không nơi nương tựa, hoặc làm công tác từ thiện xã hội.
+ Việc sử dụng quỹ phúc lợi do Tổng Giám đốc quyết định sau khi tham khảo ý kiến của Ban chấp hành Công đoàn Công ty.
+ Việc sử dụng các quỹ nói trên phải thực hiện công khai theo quy chế công khai tài chính, quy chế dân chủ ở công ty cổ phần và quy định của Nhà nước. Công ty chỉ được chi các quỹ khen thưởng, phúc lợi, thưởng người quản lý điều hành Công ty sau khi thanh toán đủ các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác đến hạn phải trả.
Điều 30. Trả cổ tức
– Công ty chi trả cổ tức cho cổ đông khi Công ty kinh doanh có lợi nhuận, đã hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế, các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật, trích lập các quỹ theo quy định và bù lỗ các năm trước (nếu có). Đại hội đồng cổ đông quyết định trả cổ tức cho các cổ đông trên cơ sở vốn góp.
– HĐQT lập danh sách cổ đông được nhận cổ tức, xác định mức cổ tức được trả đối với từng cổ phần, thời hạn và hình thức trả chậm nhất 30 ngày trước mỗi lần trả cổ tức. Thông báo về trả cổ tức phải được gửi đến tất cả cổ đông theo địa chỉ đăng ký chậm nhất 15 ngày (mười lăm) trước khi thực hiện trả cổ tức. Trong thông báo phải ghi rõ tên Công ty, tên, địa chỉ của cổ đông và số cổ phần từng loại của cổ đông, mức cổ tức đối với từng cổ phần và tổng số cổ tức mà cổ đông đó được nhận, thời điểm và phương thức trả cổ tức.
– Cổ tức nếu được chi trả bằng tiền mặt sẽ phải được thực hiện bằng đồng Việt Nam và có thể được thanh toán qua tài khoản của cổ đông tại ngân hàng hoặc lệnh trả tiền gửi qua đường bưu điện (theo phương thức bảo đảm) tới địa chỉ đã đăng ký của cổ đông thụ hưởng và nếu có rủi ro phát sinh thì cổ đông đó phải chịu.
– Cổ đông chuyển nhượng cổ phần của mình trong thời gian giữa thời điểm kết thúc lập danh sách cổ đông và thời điểm trả cổ tức, thì người chuyển nhượng là người nhận cổ tức từ Công ty.
– Số cổ tức được chia cho các cổ đông theo phần vốn góp và được thực hiện mỗi năm 1 lần. Cổ tức được trả khi có quyết toán báo cáo tài chính năm, được cơ quan thuế kiểm tra phê duyệt nghĩa vụ thuế hoặc kết quả của kiểm toán độc lập và được Đại hội đồng cổ đông quyết định.
Chương VI
KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH, CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN,
THỐNG KÊ VÀ KIỂM TOÁN
Điều 31. Kế hoạch tài chính
– Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kinh doanh Công ty và các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm xây dựng kế hoạch tài chính dài hạn và hàng năm phù hợp với kế hoạch kinh doanh của Công ty. Thời hạn lập kế hoạch tài chính cùng thời điểm với kế hoạch sản xuất, kinh doanh theo quy định của Công ty.
– HĐQT quyết định kế hoạch tài chính hàng năm của Công ty và báo cáo Đại hội đồng cổ đông làm căn cứ giám sát và đánh giá kết quả quản lý điều hành hoạt động kinh doanh của HĐQT và Tổng Giám đốc.
Điều 32. Ngân sách hoạt động
– Ngân sách hoạt động của đơn vị/phòng ban là khoản tiền dự kiến để trang trải cho toàn bộ hoạt động của đơn vị/phòng ban để đảm bảo hoàn thành kế hoạch sản xuất, kinh doanh của Công ty trong một thời kỳ nhất định;
– Hằng năm, các đơn vị/phòng ban dựa trên kế hoạch hoạt động của đơn vị mình tiến hành lập ngân sách trình Tổng Giám đốc phê duyệt không trễ hơn ngày 31 tháng 12 của năm trước. Đơn vị phải thuyết trình và bảo vệ ngân sách hoạt động của đơn vị mình trước Tổng Giám đốc nếu được yêu cầu;
– Căn cứ vào ngân sách hoạt động của các đơn vị đã được phê duyệt, Phòng Tài chính – Kế toán tổng hợp ngân sách hoạt động toàn Công ty trước ngày 15 tháng 12 của năm trước để Tổng Giám đốc trình HĐQT phê duyệt;
– Trong thẩm quyền quyết định ở Điều 47 quy chế này, Lãnh đạo đơn vị toàn quyền quyết định việc sử dụng trong phạm vi ngân sách của đơn vị mình hoặc phân cấp phê duyệt cho các Trưởng phòng (đối với các Chi nhánh, nhưng không được thấp hơn mức Trưởng phòng ở Công ty).
Điều 33. Chế độ kế toán thống kê và kiểm toán
– Công ty thực hiện việc hạch toán kế toán, thống kê theo đúng pháp luật kế toán thống kê hiện hành;
– Công ty thực hiện việc lập, nộp, công khai báo cáo tài chính, báo cáo hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng năm theo quy định của pháp luật;
– Báo cáo tài chính, báo cáo hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng năm của Công ty phải tổng hợp và hợp nhất báo cáo của các đơn vị thành viên;
– Năm tài chính của Công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 năm dương lịch và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 cùng năm;
– Báo cáo tài chính hàng năm của Công ty phải được kiểm toán bởi một công ty kiểm toán độc lập được phép hoạt động tại Việt Nam và kết quả kiểm toán phải báo cáo HĐQT và Đại hội đồng cổ đông;
– Cuối mỗi niên khóa, HĐQT xem xét, thông qua Báo cáo tài chính để trình Đại hội đồng cổ đông, trong đó bao gồm các nội dung sau:
+ Bảng cân đối kế toán của Công ty.
+ Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty.
+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
+ Thuyết minh báo cáo tài chính.
– Báo cáo này phải được gửi trước đến các thành viên HĐQT, Trưởng Ban kiểm soát chậm nhất 15 ngày trước ngày diễn ra cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên;
– Sau Đại hội, các văn bản, biên bản họp Đại hội đồng cổ đông và tất cả các chứng từ có liên quan phải được lưu giữ tại Phòng Tài chính – Kế toán Công ty theo luật định;
– Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của báo cáo tài chính hàng năm của Công ty để HĐQT thông qua và trình tại Đại hội đồng cổ đông;
– Trong thời hạn 45 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính, Công ty phải hoàn tất việc lập Báo cáo tài chính và gửi báo cáo tài chính tới các cơ quan quản lý có liên quan; đồng thời ký hợp đồng với công ty kiểm toán độc lập để kiểm toán báo cáo tài chính. Trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính, Báo cáo tài chính đã được kiểm toán phải được gửi đến Ban kiểm soát của Công ty để xem xét có ý kiến bằng văn bản trình HĐQT. Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính, Báo cáo tài chính phải được trình đại hội đồng cổ đông;
Điều 34. Bộ máy kế toán tài chính của Công ty
– Công ty có Phòng Tài chính – Kế toán. Người chịu trách nhiệm về công tác tài chính kế toán ở Công ty là Kế toán trưởng. Nhiệm vụ của bộ máy kế toán là thực hiện chế độ hạch toán kế toán thống kê theo đúng luật kế toán, thống kê và điều lệ kế toán của Nhà nước, chế độ kế toán do Bộ Tài chính ban hành.
– Các đơn vị trực thuộc trong Công ty được Công ty phân cấp hạch toán phụ thuộc và có Trưởng bộ phận kế toán và các nhân viên kế toán. Trưởng bộ phận kế toán các đơn vị chịu trách nhiệm trong nội dung được phân cấp về quản lý tài chính và chế độ kế toán.
Điều 35. Chế độ lưu giữ tài liệu liên quan đến công tác tài chính – kế toán
– Công ty phải lưu giữ các tài liệu sau:
+ Sổ sách, chứng từ, tài liệu kế toán, báo cáo tài chính hàng năm (kể cả báo cáo các đơn vị trực thuộc nộp lên Công ty).
+ Báo cáo kiểm toán nội bộ, báo cáo kiểm toán độc lập, báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của Thanh tra thuế.
+ Các tài liệu khác theo quy định tại Điều 12 Luật Doanh nghiệp.
+ Công ty phải lưu giữ các tài liệu có liên quan đến công tác tài chính kế toán tại trụ sở chính và tại các đơn vị trực thuộc. Thời gian lưu giữ, bảo quản đúng chế độ và theo quy định của pháp luật.
Điều 36. Kiểm tra nội bộ
– Công tác kiểm tra nội bộ nhằm mục đích giúp Tổng Giám đốc nắm bắt tình hình thực tế của các đơn vị trong Công ty để có biện pháp khắc phục kịp thời những tồn tại trong quá trình sản xuất, kinh doanh, đồng thời giúp các đơn vị tổ chức hạch toán kế toán thống kê đúng chế độ chính sách của Nhà nước quy định và thống nhất trong toàn Công ty.
– Hàng năm Công ty tổ chức công tác kiểm tra định kỳ theo quý và 6 tháng, năm hoặc đột xuất đối với các đơn vị về các mặt quản lý kinh tế, tài chính, kế toán để xem xét chấn chỉnh công tác hạch toán, quản lý nghiệp vụ.
Điều 37. Công tác kiểm tra khác
Công ty chịu sự thanh tra, kiểm tra, giám sát của các cơ quan tài chính có thẩm quyền đối với công tác tài chính của Công ty theo quy định của pháp luật.
Chương VII
PHÂN CẤP QUẢN LÝ CHO CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC
Điều 38. Phân cấp quản lý
Các đơn vị thực hiện chế độ hạch toán phụ thuộc, có con dấu theo quy định của pháp luật, được mở tài khoản tại ngân hàng và các tổ chức tín dụng theo sự phân cấp của Công ty và phù hợp với luật pháp. Các đơn vị được Công ty giao sử dụng một phần tài sản, tiền vốn của Công ty để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh, chịu trách nhiệm bảo toàn và phát triển vốn. Các đơn vị có quyền chủ động sản xuất, kinh doanh và chủ động tài chính theo sự phân cấp quản lý của Điều lệ Công ty và Quy chế này.
Điều 39. Giao vốn cho các đơn vị trực thuộc
Các đơn vị trực thuộc sẽ được Công ty định mức vốn lưu động cho năm đầu tiên công ty cổ phần hoạt động, do nhu cầu vốn kinh doanh vượt định mức sẽ được xét cấp thêm hoặc có thể thu hồi về. Giám đốc các đơn vị là người trực tiếp quản lý sử dụng tiền vốn và các khoản nợ khác, chịu trách nhiệm vật chất trước Tổng Giám đốc và pháp luật về quản lý, sử dụng và bảo toàn phát triển vốn.
Chương VIII
CHẾ ĐỘ TRÁCH NHIỆM TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI CHÍNH
VÀ HẠN MỨC PHÊ DUYỆT CHI PHÍ, GIAO DỊCH KINH TẾ
Điều 40. Trách nhiệm của Tổng Giám đốc
– Tổng Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của Công ty, có quyền điều hành cao nhất trong Công ty và chịu trách nhiệm trước HĐQT, trước pháp luật trong việc điều hành hoạt động, quản lý tài sản, vật tư, tiền vốn và các khoản thu chi của Công ty.
– Tổ chức và chỉ đạo thực hiện công tác kế toán theo quy định của Luật kế toán. Chịu trách nhiệm về chế độ báo cáo kế toán, thống kê, tài chính, nội dung của báo cáo tài chính và các thông tin tài chính công khai theo quy định của pháp luật.
– Tổ chức thực hiện các quyết định của Đại hội đồng cổ đông, HĐQT, Chủ tịch HĐQT.
– Xây dựng các quy trình, thủ tục, định mức chi phí của Công ty theo quy định của pháp luật, phù hợp với Điều lệ Công ty, các quyết định cụ thể của HĐQT.
– Xây dựng và trình HĐQT duyệt kế hoạch dài hạn và kế hoạch hàng năm. Trên cơ sở kế hoạch được duyệt, chủ động giao kế hoạch cho các đơn vị trực thuộc và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất, kinh doanh.
Điều 41. Trách nhiệm của Phó Tổng Giám đốc
– Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc, HĐQT và trước pháp luật về việc điều hành một số lĩnh vực do Tổng Giám đốc phân công trong hoạt động kinh doanh của Công ty;
– Thực hiện các trách nhiệm khác theo quy định của Công ty.
Điều 42. Trách nhiệm của Kế toán trưởng Công ty
– Thực hiện các quy định của pháp luật về tài chính – kế toán;
– Tổ chức điều hành bộ máy kế toán để thực hiện nhiệm vụ của kế toán theo quyết định của Tổng Giám đốc nhằm đáp ứng yêu cầu quy định tại Luật kế toán và các văn bản hướng dẫn thi hành;
– Tổ chức lập báo cáo tài chính toàn Công ty;
– Chịu sự lãnh đạo của Tổng Giám đốc về chuyên môn nghiệp vụ;
– Có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán khi thực hiện, kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản, nguồn hình thành tài sản;
– Báo cáo kịp thời các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán với Tổng Giám đốc, HĐQT;
– Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc, HĐQT và pháp luật về các công việc thuộc phạm vi trách nhiệm quyền hạn của Kế toán trưởng theo quy định của Luật kế toán;
Điều 43. Trách nhiệm của kế toán chuyên quản các đơn vị trực thuộc
Nhân viên Phòng Tài chính – Kế toán của Công ty được giao nhiệm vụ chuyên quản các đơn vị trực thuộc cấp dưới trong lĩnh vực tài chính – kế toán có những trách nhiệm cơ bản như sau:
– Hướng dẫn, giải đáp vướng mắc, hỗ trợ trực tiếp các công việc liên quan đến công tác tài chính – kế toán cho các đơn vị (nếu cần);
– Thường xuyên nắm bắt, phản ánh kịp thời cho Lãnh đạo Phòng tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch (doanh thu, chi phí, trang bị tài sản,…); tình hình quản lý và thu hồi các khoản công nợ; thực hiện đầu tư theo uỷ quyền của Công ty; tình hình chấp hành chế độ chính sách về tài chính – kế toán,…;
– Nắm bắt tình hình tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và đôn đốc các đơn vị nộp tiền mặt vào tài khoản ngân hàng hoặc chuyển tiền về Công ty khi số tiền tồn quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng vượt định mức quy định;
– Kiểm tra và chịu trách nhiệm về kết quả kiểm tra các Báo cáo quyết toán tháng, quý, năm các đơn vị chuyên quản;
– Chủ động thực hiện kiểm tra tình hình chấp hành các chế độ chính sách về tài chính – kế toán của các đơn vị;
– Báo cáo kịp thời và đề nghị Lãnh đạo Phòng phát hành văn bản yêu cầu đơn vị cấp dưới chấn chỉnh các công việc thực hiện chưa tốt;
– Xem xét, trình duyệt quyết toán hàng năm của các đơn vị;
Điều 44. Trách nhiệm của Giám đốc đơn vị trực thuộc
– Giám đốc đơn vị là người có quyền điều hành cao nhất tại đơn vị, thực hiện các chức năng, nhiệm vụ do Tổng Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc, HĐQT và pháp luật trong việc điều hành hoạt động, quản lý tài sản, vật tư, tiền vốn và các khoản thu chi tại đơn vị;
– Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh được giao, quyết định các khoản thu, chi tại đơn vị theo quy định của Công ty và pháp luật có liên quan;
– Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác tài chính – kế toán theo quy định của Luật kế toán và quy định của Công ty. Chịu trách nhiệm về chế độ báo cáo kế toán, thống kê, tài chính, nội dung báo cáo tài chính và các thông tin tài chính công khai tại đơn vị.
Điều 45. Trách nhiệm của Trưởng bộ phận, Quản đốc, Cửa hàng trưởng của đơn vị trực thuộc
– Chịu trách nhiệm trước Giám đốc đơn vị, Tổng Giám đốc, HĐQT Công ty và trước pháp luật về việc điều hành một số lĩnh vực do Giám đốc đơn vị phân công trong hoạt động kinh doanh của đơn vị;
– Thực hiện các trách nhiệm khác theo quyết định của Giám đốc đơn vị.
Điều 46. Trách nhiệm của Trưởng bộ phận kế toán đơn vị
– Thực hiện các quy định của pháp luật về tài chính – kế toán;
– Tổ chức điều hành bộ máy kế toán tại đơn vị để thực hiện nhiệm vụ của kế toán đáp ứng yêu cầu quy định tại Luật kế toán và các văn bản hướng dẫn thi hành;
– Tổ chức lập báo cáo tài chính tại đơn vị;
– Chịu sự lãnh đạo của Giám đốc đơn vị và chịu sự chỉ đạo, kiểm tra của Kế toán trưởng Công ty về chuyên môn nghiệp vụ;
– Có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán khi thực hiện, kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản;
– Báo cáo kịp thời các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính – kế toán với Giám đốc đơn vị, Kế toán trưởng Công ty, Tổng Giám đốc. Trong quá trình giải quyết công việc nếu gặp khó khăn, vướng mắc, phải báo cáo kịp thời với Kế toán trưởng Công ty để tìm biện pháp giải quyết; trường hợp phụ trách kế toán chưa báo cáo nhưng đã tự giải quyết thì phải hoàn toàn chịu trách nhiệm đối với hậu quả gây ra;
– Chịu trách nhiệm trước Giám đốc đơn vị, Kế toán trưởng Công ty, Tổng Giám đốc và trước pháp luật về các công việc thuộc phạm vi trách nhiệm quyền hạn của phụ trách kế toán theo quy định của Luật kế toán và các quy định khác của Công ty;
Điều 47. Phân cấp hạn mức phê duyệt
Hạn mức phê duyệt cho mỗi giao dịch kinh tế như sau:
| STT | Nội dung chi tiêu, giao dịch |
Hạn mức phê duyệt của Tổng Giám đốc |
Hạn mức phê duyệt của Giám đốc đơn vị |
Hạn mức phê duyệt của Trưởng phòng ở Cty |
| 1 | Tín dụng: Vay, trả vốn vay, chi trả lãi vay, thế chấp tài sản và các hồ sơ chứng từ liên quan | <50% tài sản của Công ty | Không | Không |
| 2 | Mua, bán nguyên liệu chính, thành phẩm, hàng hóa: ký kết hợp đồng kinh tế, nhập/xuất kho, thanh toán và chứng từ liên quan | <50% tài sản của Công ty | 10 tỉ đồng | 10 tỉ đồng |
| 3 | Mua, bán phụ phẩm: ký kết hợp đồng kinh tế, nhập/xuất kho, thanh toán và chứng từ liên quan | <50% tài sản của Công ty | 3 tỉ đồng | 3 tỉ đồng |
| 4 | Mua sắm vật liệu phụ bao bì, hóa chất: ký kết hợp đồng kinh tế, nhập/xuất kho, thanh toán và chứng từ liên quan | <50% tài sản của Công ty | 100 triệu đồng | <100 triệu đồng |
| 5 | Mua sắm tài sản cố định (không thuộc quy chế đầu tư xây dựng và mua sắm thiết bị công nghệ), thuê tài chính, thanh lý, nhượng bán CCDC: ký kết hợp đồng kinh tế, thanh toán, thành lập hội đồng thanh lý, định giá, nhượng bán | <5 tỉ đồng | 10 triệu đồng | 10 triệu đồng |
| 6 | Đầu tư xây dựng cơ bản và mua sắm thiết bị công nghệ | Theo quy chế đầu tư xây dựng và mua sắm thiết bị công nghệ | Theo quy chế đầu tư xây dựng và mua sắm thiết bị công nghệ | Theo quy chế đầu tư xây dựng và mua sắm thiết bị công nghệ |
| 7 | Các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài và chi tiêu nội bộ: Tạm ứng, chi phí điện, nước, điện thoại, văn phòng phẩm, công tác phí, bảo hiểm, tư vấn, đào tạo, quảng cáo, khuyến mãi, tiếp khách, sửa chửa tài sản. | <1,0 tỉ đồng và theo quy định về thanh toán chi phí | <30 triệu đồng và theo quy định về thanh toán chi phí | <5 triệu đồng và theo quy định về thanh toán chi phí |
| 8 | Khác: ngoài các mục từ 1 đến 7 | Theo Điều lệ | Không | Không |
Chương IX
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 48. Xử lý vi phạm quy chế quản lý tài chính
Đơn vị, cá nhân nào có hành vi vi phạm Quy chế quản lý tài chính của Công ty, tùy theo mức độ vi phạm và mức độ hậu quả gây ra đều phải chịu hình thức kỷ luật tương xứng từ cảnh cáo, trừ thưởng, đình chỉ công tác cho đến sa thải theo quy định của Công ty.
Điều 49. Tổ chức thực hiện
Quy chế quản lý tài chính này quy định cụ thể về việc quản lý tài chính của Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu An Giang, việc tổ chức thực hiện các quy định về phân cấp quản lý tài chính phải dựa trên những quy định của pháp luật hiện hành và các quy chế khác của Công ty có liên quan.
Quy chế quản lý tài chính của Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu An Giang có hiệu lực kể từ ngày HĐQT ký quyết định ban hành. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc cần bổ sung, sửa đổi, Tổng Giám đốc trình HĐQT Công ty xem xét quyết định./.
|
TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH
(đã ký)
Cao Minh Lãm |
