Cách xử lý đối với trường hợp làm mất, cháy, hỏng hóa đơn

Trong hoạt động, có thể chúng ta gặp những rủi ro về mặt chứng từ  như mất, cháy, hỏng hóa đơn. Vậy Cách xử lý đối với trường hợp làm mất, cháy, hỏng hóa đơn là như thế nào cho đúng luật? Bài viết này Kế toán Centax sẽ hướng dẫn cách xử lý đối với những trường hợp làm mất, hỏng cháy hóa đơn như sau:

Căn cứ Điều 24 Thông tư 39/2014/TT-BTC có hướng dẫn về việc xử lý trong trường hợp làm mất, cháy, hỏng hóa đơn như sau:

“1. Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.
2. Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.
Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba (ví dụ: bên thứ ba là bên vận chuyển hàng hoặc bên chuyển hóa đơn) thì căn cứ vào việc bên thứ ba do người bán hoặc người mua thuê để xác định trách nhiệm và xử phạt người bán hoặc người mua theo quy định.”

Dựa vào quy định trên khi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn doanh nghiệp phải thực hiện các công việc sau:

1. Trường hợp 1:

Nếu tổ chức, cá nhân kinh doanh phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn chưa lập thì phải làm những việc sau:

• Thông báo với cơ quan thuế trực tiếp quản lý chậm nhất không quá 5 ngày kể từ ngày xảy ra sự việc.
• Thông báo với cơ quan thuế trực tiếp quản lý theo Mẫu báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC tải về tại đây.

2. Trường hợp 2:

Trường hợp khi bán hàng hóa, người bán đã lập hóa đơn đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua phải làm những việc sau:

• Lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên người đại diện theo pháp luật, đóng dấu trên biên bản. Tải về tại đây: Mẫu biên bản mất hóa đơn
• Bên làm mất làm Báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp của mình.
• Người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua.
• Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.
• Cơ quan thuế sẽ lập biên bản và phạt người làm mất

Sau khi làm các thủ tục trên, sao chụp liên 1, bên mua dùng liên 1 đó để hạch toán, kê khai và vẫn được khấu trừ thuế.

3. Trường hợp 3:

Trường hợp mất liên 2 hóa đơn đã sử dụng có liên quan đến bên thứ 3 (ví dụ như bên vận chuyển hàng hay vận chuyển hóa đơn) thì căn cứ vào bên thứ 3 do người bán hoặc người mua thuê để xác định trách nhiệm và xử phạt nguời bán hoặc người mua theo quy định.

Khi phát hiện mất, cháy hỏng hóa đơn dù đã lập hay chưa lập kế toán cũng phải thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo Mẫu báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn phụ lục 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC trong vòng 5 ngày. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

Mức phạt đối với trường hợp này là bao nhiêu? Để tìm hiểu chi tiết hơn mời các bạn đọc thêm trong bài viết:

Mức phạt với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn

Cách xử lý hóa đơn mua của doanh nghiệp ngừng kinh doanh hoặc bỏ trốn

Thời hiệu xử phạt về hóa đơn

Xử lý trường hợp lập hóa đơn trước khi nộp thông báo phát hành hóa đơn