Nội dung trong bài
Kế toán Centax đã có bài viết về hướng dẫn tra cứu thông tin hóa đơn trên Website Tổng cục Thuế nhằm xác minh, kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn, hóa đơn đó là thật hay giả. Các bạn cùng xem ở bài dưới đây.
Khi kế toán nhận được một hóa đơn đầu vào, đối với những giao dịch lần đầu điều đầu tiên kế toán cần làm là kiểm tra tính hợp pháp của tờ hóa đơn đó (hóa đơn đã được làm thông báo phát hành với cơ quan thuế chưa). Tiếp theo là kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn (kiểm tra nội dung trên hóa đơn). Vậy cách kiểm tra đó như thế nào? Kế toán Centax xin đưa ra các cách kiểm tra tờ hóa đơn đó như sau:
- Cách 1.Bạn có thể yêu cầu bên bán gửi thông báo phát hành hóa đơn đó để xác nhận.
- Cách 2.Tra cứu thông báo phát hành hóa đơn trên mạng.
Ở cách 1 các bạn có thể gửi yêu cầu cho bên bán để xác minh việc hóa đơn này là hợp pháp. Còn trong bài viết này Kế toán Centax xin hướng dẫn tới các bạn kế toán cách tra cứu thông báo phát hành hóa đơn để xác nhận lại tính hợp pháp của hóa đơn đầu vào theo cách số 2 như sau:
Đầu tiên các bạn vào trang Web: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/
Trên trang Web có các danh mục tra cứu gồm:
- Mục “Tra cứu thông tin hóa đơn”: Trả về kết quả thông tin của doanh nghiệp sử dụng hóa đơn.
- Mục “Tra cứu thông tin thông báo phát hành hóa đơn”: Trả về kết quả thông tin thông báo phát hành hóa đơn trong khoảng thời gian cần tra cứu, nếu người dùng tra cứu từ năm xa nhất đến thời điểm hiện tại kết quả đưa ra tất cả những lần mà doanh nghiệp tra cứu đã gửi thông báo phát hành hóa đơn.
- Mục “Tra cứu thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng”: Trả về kết quả tất cả những thông báo: mất hóa đơn, hủy hóa đơn, mất cháy hỏng mà doanh nghiệp tra cứu.
- Mục “Tra cứu danh mục nhà in, doanh nghiệp cung ứng phần mềm tự in hóa đơn”: Trả về thông tin của nhà in hóa đơn.
1. Tra cứu thông tin hóa đơn
1.1. Tra cứu thông tin 1 hóa đơn
Màn hình tra cứu thông tin hóa đơn.
- Bạn điền đầy đủ các thông tin trên màn hình yêu cầu (chỉ tiêu có dấu (*)) rồi Click vào ô “Tìm kiếm”.
- Nếu trường hợp muốn tra cứu các loại hóa đơn khác như: Bưu điện, bưu chính viễn thông, invoice thì các bạn Click vào “Hóa đơn bưu chính viễn thông”. rồi Click vào ô “Tìm kiếm”
1.2. Tra cứu thông tin nhiều hóa đơn
Các bạn phải chuẩn bị sẵn một Excel các hóa đơn cần tra cứu. Trong file Excel đó có các thông tin sau: Mã số thuế người bán, Mẫu số, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn
Sau khi đã chuẩn bị file Excel đó xong. Các bạn làm như sau:
- Mục: “Trạng thái hóa đơn cần tìm kiếm (*)”: Chọn “Có giá trị sử dụng”
- Mục: “Đường dẫn đến file Excel cần tra cứu (*)”: Chọn file Excel bạn đã tạo
- Mục: “Mã số thuế (*)”: Nếu trên file Excel các bạn điền MST vào cột A thì bạn chọn “A”
- Mục: “Mẫu số (*)”: Nếu trên file Excel các bạn điền Mẫu số vào cột B thì bạn chọn “B”
- Mục: “Ký hiệu hóa đơn (*)”: Nếu trên file Excel các bạn điền vào cột C thì bạn chọn “C”
- Mục: “ Số hóa đơn (*)”: Nếu trên file Excel các bạn điền vào cột D thì bạn chọn “D”
- Tương tự cho Mục “Hóa đơn Invoice của bưu chính, viễn thông” và “Hóa đơn Bưu điện của bưu chính viễn thông”.
2. Tra cứu thông tin thông báo phát hành hóa đơn của tổ chức, cá nhân
Màn hình tra cứu thông tin thông báo phát hành hóa đơn:
3. Màn hình tra cứu thông báo cháy, mất, hủy hóa đơn
4. Màn hình tra cứu thông tin nhà in
Với những thông tin bạn tra cứu được, bạn hoàn toàn yên tâm về tính hợp pháp của hóa đơn bạn đang có.
Bên cạnh cách tra cứu thông tin của tờ hóa đơn mà đơn vị bán hàng đã giao, các bạn cần phải kiểm tra các nội dung trên tờ hóa đơn đó đã đủ và được ghi theo đúng quy định hay chưa. Kế toán Centax cũng đã có bài viết giúp các bạn hiểu rõ hơn các nội dung trên 1 tờ hóa đơn.
Mời các bạn tham khảo trong bài viết sau:
Những nội dung bắt buộc trên hóa đơn
Phần mềm kiểm tra hóa đơn của các doanh nghiệp bỏ trốn trên toàn quốc
Hóa đơn bán lẻ dưới 200 nghìn có được tính vào chi phí không?
Những rủi ro thường gặp và cách điều chỉnh đối với hóa đơn mua vào, bán ra
