Nội dung trong bài
Thủ tục, hồ sơ đối với hóa đơn tự in là bao gồm những gì? Khi doanh nghiệp muốn tự in hóa đơn thì phải làm những thủ tục nào? Kế toán Centax xin được trình bày về các thủ tục, hồ sơ đối với hóa đơn tự in trong bài viết dưới đây, mời các bạn theo dõi.
1. Đối tượng được tạo hóa đơn tự in
Theo quy định tại Khoản 1, Điều 6 Thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định về đối tượng được tạo hóa đơn tự in là Doanh nghiệp, Ngân hàng có mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở và một số trường hợp cụ thể khác.
Để tìm hiểu thêm các đối tượng được tạo hóa đơn tự in mời các bạn có thể xem thêm trong bài viết sau: Điều kiện được tự in hóa đơn
2. Hồ sơ
Khi tiến hành tự in hóa đơn doanh nghiệp phải nộp bộ hồ sơ, bao gồm:
- Đơn đề nghị sử dụng hóa đơn tự in(Mẫu số 3.14 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC) (02 bản).
- Quyết định áp dụng hoá đơn tự in
- Mẫu hoá đơn do tổ chức, cá nhân tự thiết kế.
- Sơ đồ địa điểm sản xuất, kinh doanh, văn phòng giao dịch do tổ chức, cá nhân tự vẽ có xác nhận và cam kết của người đứng đầu tổ chức, cá nhân
- Bản sao Giấy phép đăng ký kinh doanh.
- Chứng minh nhân dân (còn trong thời hạn sử dụng theo quy định của pháp luật) của người đứng đầu tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh.
- Mẫu 06 giấy chứng nhận đăng ký khai thuế theo phương pháp khấu trừ bản chính, kèm theo bản Photocopy.
Chú ý:
– Trên tờ hóa đơn mẫu phải có đầy đủ các chỉ tiêu sau: Tên tổ chức, cá nhân; địa chỉ, mã số thuế, ký hiệu, số hoá đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị mua hàng; tên hàng hoá, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, tiền hàng; thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT (nếu có), tổng cộng tiền thanh toán, in theo văn bản số:… ngày… tháng… năm… của cơ quan thuế và tên nhà in hoá đơn. Những nội dung đặc thù, biểu tượng của đơn vị có thể được đưa vào mẫu hoá đơn. Nếu tổ chức, cá nhân cần sử dụng hoá đơn song ngữ thì in tiếng Việt trước, tiếng nước ngoài sau.
– Sơ đồ địa điểm sản xuất, kinh doanh, văn phòng giao dịch tự vẽ phải có: Địa chỉ, số nhà, đường phố (đối với thành phố, thị xã), địa điểm thôn, xã … (đối với nông thôn) để theo dõi giao dịch, quản lý. Khi thay đổi địa điểm sản xuất, kinh doanh, văn phòng giao dịch, trong vòng 10 ngày, tổ chức, cá nhân phải lập lại sơ đồ mới. Nếu tổ chức, cá nhân thuê địa điểm sản xuất, kinh doanh, văn phòng giao dịch thì phải xuất trình hợp đồng thuê nhà, có xác nhận của UBND phường, xã, thị trấn (để đối chiếu) và bản Photocopy để cơ quan thuế lưu.
Quyết định áp dụng hoá đơn tự in gồm các nội dung chủ yếu sau:
– Tên hệ thống thiết bị (máy tính, máy in, phần mềm ứng dụng) dùng để in hoá đơn;
– Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật tự in hoá đơn;
– Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn tự in trong nội bộ tổ chức;
– Mẫu các loại hoá đơn tự in cùng với mục đích sử dụng của mỗi loại phải có các tiêu thức để khi lập đảm bảo đầy đủ các nội dung hướng dẫn tại khoản 1 Điều 4 Thông tư này.
Mẫu Quyết định áp dụng hóa đơn tự in (Phụ lục đi kèm Thông tư 39/2014/TT-BTC)
3. Thủ tục in hóa đơn tự in
Khi doanh nghiệp muốn tự in hóa đơn, phải xem xét có thỏa mãn điều kiện để được tự in hóa đơn hay không? Sau đó làm bộ hồ sơ nộp lên Cơ quan Thuế.
Trong vòng 05 ngày sau khi nộp hồ sơ đề nghị sử dụng hóa đơn tự in, cơ quan thuế sẽ xuống kiểm tra địa điểm, cơ sở vật chất của tổ chức có đủ điều kiện tự in hóa đơn hay không? Sau khi kiểm tra xác nhận cơ quan thuế sẽ có văn bản thông báo về việc sử dụng hóa đơn tự in Mẫu số 3.15 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC đủ điều kiện hay không đủ điều kiện tự in hóa đơn. Đơn vị tự in hóa đơn liên hệ trực tiếp với chi cục thuế để lấy mẫu 3.15.
Sau khi có văn bản đồng ý cho phép doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn tự in của cơ quan thuế đơn vị tiến hành in hóa đơn. Khi đã tiến hành in xong hóa đơn, trước khi đưa hóa đơn vào sử dụng Doanh nghiệp phải làm thông báo phát hành hóa đơn.
Xem thêm: Thủ tục hồ sơ hủy hóa đơn
