Nội dung trong bài
Quy định mới nhất về sử dụng hóa đơn đối với đơn vị có nhiều cửa hàng hoặc chi nhánh là gì? Những đối tượng nào được phép được tự đặt in hóa đơn? Bài viết dưới đây Kế toán Centax sẽ chia sẻ với các bạn:
1. Hóa đơn
Trước tiên muốn hiểu được hóa đơn là gì? Có những loại và hình thức hóa đơn nào? Mời các bạn tham khảo trong bài viết mà Kế toán Centax đã trình bày dưới đây để có cái nhìn bao quát nhất về hóa đơn.
1.1. Chi nhánh và cửa hàng có được tự in hoặc đặt in hóa đơn không?
Theo điều 6 khoản 1, điểm a quy định về những đối tượng được tự in hóa đơn có quy định sau:
“– Doanh nghiệp, Ngân hàng có mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã thực góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn, bao gồm cả Chi nhánh, đơn vị trực thuộc khác tỉnh, thành phố với trụ sở chính có thực hiện kê khai, nộp thuế GTGT.
Ví dụ: Tập đoàn viễn thông VT, trụ sở chính tại Hà Nội, có mức vốn điều lệ trên 15 tỷ đồng đã thực góp tính đến thời điểm phát hành hóa đơn. Tập đoàn đã tạo hóa đơn tự in thì các Chi nhánh, đơn vị trực thuộc Tập đoàn ở khác tỉnh, thành phố với Tập đoàn thực hiện khai, nộp thuế GTGT tại các tỉnh, thành phố cũng được tự tạo hóa đơn tự in. “
Theo điều 8 khoản 2 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về tạo hóa đơn đặt in, có quy định sau:
“Trường hợp tổ chức kinh doanh đặt in hóa đơn cho các đơn vị trực thuộc thì tên tổ chức kinh doanh phải được in sẵn phía trên bên trái của tờ hóa đơn. Các đơn vị trực thuộc đóng dấu hoặc ghi tên, mã số thuế, địa chỉ vào tiêu thức “tên, mã số thuế, địa chỉ người bán hàng” để sử dụng.”
- Chi nhánh (bao gồm cả Chi nhánh hạch toán độc lập và Chi nhánh hạch toán phụ thuộc) đều được tự in hoặc đặt in hóa đơn để sử dụng, hoặc sử dụng chung hóa đơn với trụ sở chính.
- Cửa hàng không được phép tạo hóa đơn riêng để sử dụng mà phải sử dụng hóa đơn đã phát hành của Trụ sở chính.
- Chi nhánh có thể tạo mẫu hóa đơn riêng cho mình, hoặc dùng chung mẫu hóa đơn của trụ sở chính
1.2. Thông báo phát hành hóa đơn ở Chi nhánh
Theo Khoản 3, khoản 4 Điều 9, Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định:
“3.
…Các chi nhánh trực thuộc sử dụng chung mẫu hóa đơn với trụ sở chính, khi thông báo phát hành hóa đơn không đủ hóa đơn mẫu thì được sử dụng 01 số hóa đơn đầu tiên sử dụng theo tên, địa chỉ mới hoặc được phân bổ để làm hóa đơn mẫu. Trên hóa đơn dùng làm mẫu gạch bỏ số thứ tự đã in sẵn và đóng chữ “Mẫu” để làm hóa đơn mẫu. Các hóa đơn dùng làm hóa đơn mẫu không phải thực hiện thông báo phát hành (không kê khai vào số lượng hóa đơn phát hành tại Thông báo phát hành hóa đơn).”
……..
4.
Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng khai thuế giá trị gia tăng riêng thì từng đơn vị trực thuộc, chi nhánh phải gửi Thông báo phát hành cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng tổ chức thực hiện khai thuế giá trị gia tăng cho đơn vị trực thuộc, chi nhánh thì đơn vị trực thuộc, chi nhánh không phải Thông báo phát hành hoá đơn.”
Theo quy định trên:
- Nếu chi nhánh tự kê khai thuế GTGT phải làm thông báo phát hành hóa đơn do chi nhánh sử dụng gửi cơ quan thuế tại địa phương đặt chi nhánh (chi nhánh ở khác địa bàn với trụ sở chính phải tự kê khai thuế GTGT)
- Chi nhánh không kê khai thuế GTGT mà do trụ sở chính kê khai, thì không phải làm thông báo phát hành hóa đơn do chi nhánh sử dụng
- Nếu chi nhánh không tạo riêng hóa đơn, mà dùng chung với trụ sở chính, thì khi thông báo phát hành hóa đơn, dùng 1 số đầu tiên được sử dụng làm hóa đơn mẫu.
1.3. Quản lý, sử dụng hóa đơn ở Chi nhánh, cửa hàng
Tại mục d, Khoản 1, Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về nguyên tắc lập hóa đơn như sau:
“d) Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.
Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều đơn vị trực thuộc trực tiếp bán hàng hoặc nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm cùng sử dụng hình thức hóa đơn đặt in có cùng ký hiệu theo phương thức phân chia cho từng cơ sở trong toàn hệ thống thì tổ chức kinh doanh phải có sổ theo dõi phân bổ số lượng hóa đơn cho từng đơn vị trực thuộc, từng cơ sở nhận ủy nhiệm.
Các đơn vị trực thuộc, cơ sở nhận ủy nhiệm phải sử dụng hóa đơn theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn trong phạm vi số hóa đơn được phân chia.
Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được ủy nhiệm đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một máy chủ thì tổ chức kinh doanh phải có quyết định phương án cụ thể về việc truy xuất ngẫu nhiên của các cơ sở bán hàng và đơn vị được ủy nhiệm. Thứ tự lập hóa đơn được tính từ số nhỏ đến số lớn cho hóa đơn truy xuất toàn hệ thống của tổ chức kinh doanh.”
Theo quy định trên, hóa đơn được lập liên tục từ số nhỏ tới số lớn. Nếu chi nhánh được phân chia số hóa đơn sử dụng, thì phải lập từ số nhỏ tới số lớn của số hóa đơn được phân chia
Trường hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị phụ thuộc cùng sử dụng một mẫu hóa đơn, thì phải có phương án theo dõi việc sử dụng và truy xuất hóa đơn theo số thứ từ số nhỏ tới số lớn
Theo quy định hiện nay thì những đối tượng nào được sử dụng hóa đơn đặt in, những đối tượng nào phải mua hóa đơn của Cơ quan Thuế? Kế toán Centax đã trình bày một cách cụ thể trong bài viết dưới đây:
Những tổ chức, cá nhân nào được mua hóa đơn của Cơ quan Thuế
