Nội dung trong bài
Hóa đơn là gì? Có các loại và hình thức hóa đơn nào? Các cách xử lý hóa đơn khi viết sai hóa đơn cũng như các hình thức phạt vi phạm hành chính về hóa đơn được quy định như thế nào?…. Bài viết sau đây Kế toán Centax xin được chia sẻ với các bạn về cách nhìn tổng quan nhất về hóa đơn theo quy định hiện hành.
1. Khái niệm, Phân loại và hình thức hóa đơn
Căn cứ vào Khoản 1, Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định:
“Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật.”
1.1. Phân loại hóa đơn
Căn cứ vào Khoản 2, Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC thì hóa đơn được phân loại như sau:
a. Hóa đơn giá trị gia tăng
Hóa đơn giá trị gia tăng là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:
- Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa;
- Hoạt động vận tải quốc tế;
- Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
- Xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài.
b. Hóa đơn bán hàng
Hóa đơn bán hàng được áp dụng cho các đối tượng sau đây:
- Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu, xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài.
- Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”
c. Hóa đơn khác
Hóa đơn khác gồm: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…
d. Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…
1.2. Hình thức hóa đơn
Căn cứ vào Khoản 3, Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC có chia ra các hình thức của hóa đơn như sau:
a. Hóa đơn tự in
Hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
b. Hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành.
c. Hóa đơn đặt in
Hóa đơn đặt in là hóa đơn do các tổ chức đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân.
2. Nội dung trên hóa đơn
Dựa vào từng loại hóa đơn khác nhau thì trên hóa đơn có những nội dung riêng. Bên cạnh đó trên mỗi hóa đơn có quy định những nội dung bắt buộc, những nội dung không bắt buộc. Nhưng theo quy định trên hóa đơn bắt buộc phải có những nội dung cần thiết của tờ hóa đơn. Vậy các nội dung bắt buộc và nội dung không bắt buộc trên tờ hóa đơn là bao gồm những nội dung gì? Có phải trong mọi trường hợp đều phải có các nội dung bắt buộc đó không? Mời các bạn xem chi tiết tại các bài viết sau:
Những nội dung bắt buộc trên hóa đơn
Những nôi dung không bắt buộc trên hóa đơn
3. Tạo hóa đơn và phát hành hóa đơn
3.1. Tạo hóa đơn
Căn cứ vào Điều 5 Thông tư 39/2014/TT-BTC khi tạo hóa đơn, các doanh nghiệp được phép tạo hóa đơn phải tuân thủ một số nguyên tắc sau:
- Tổ chức có thể tạo đồng thời nhiều hình thức hóa đơn khác nhau.
- Tổ chức khi tạo hóa đơn không được tạo trùng số hóa đơn trong cùng ký hiệu.
- Chất lượng giấy và mực viết hoặc in trên hóa đơn phải đảm bảo thời gian lưu trữ theo quy định của pháp luật về kế toán.
Hiện nay theo quy định của Thông tư 39/2014/TT-BTC có 3 cách tạo hóa đơn:
- Tạo hóa đơn tự in
- Tạo hóa đơn điện tử
- Tạo hóa đơn đặt in
Xem thêm chi tiết tại bài viết: Quy định về hóa đơn điện tử
Trường hợp khi vi phạm tự in hóa đơn và khởi tạo hóa đơn điện tử thì xử lý và hình thức phạt như thế nào? Mời các bạn theo dõi trong phần bài viết sau: Phạt vi phạm quy định về tự in hóa đơn và khởi tạo hóa đơn điện tử.
3.2. Phát hành hóa đơn
Đối với tổ chức kinh doanh trước khi sử dụng hóa đơn phải lập thông báo phát hành hóa đơn. Thời gian nộp thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu là chậm nhất năm (05) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn. Xem thêm chi tiết tại đây
Đối với hóa đơn do cục thuế đặt in trước khi bán, cấp lần đầu phải lập thông báo phát hành hóa đơn. Nội dung trên thông báo phát hành hóa đơn phải thực hiện theo hướng dẫn tại Khoản 2, Khoản 3 Điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC và Mẫu 3.6 Phụ lục 3 ban hành theo Thông tư 39/2014/TT-BTC.
4. Lập hóa đơn
Khi lập hóa đơn kế toán bán hàng viết hóa đơn cần tuân thủ một số nguyên tắc sau:
- Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.
- Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.
Trên hóa đơn có những nội dung bắt buộc yêu cầu phải lập đầy đủ như: Ngày tháng năm, Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán… Vậy cách thức lập một số chỉ tiêu trên tờ hóa đơn như thế nào? Các bạn có thể xem thêm chi tiết tại đây: Cách lập hóa đơn GTGT
5. Một số trường hợp không phải lập hóa đơn
Trong một số trường hợp khi bán hàng hóa hoặc thu về các khoản tiền không bắt buộc hoặc được phép lựa chọn không phải lập hóa đơn: xuất hàng hóa vận chuyển đi bán, hàng hóa luân chuyển nội bộ, các khoản thu bằng tiền, khoản nợ khó đòi nay đòi được…Kế toán Centax có bài viết chia sẻ được trình bày trong bài dưới đây: Những trường hợp không phải xuất hóa đơn.
Căn cứ vào Điều 18 Thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định đối với hàng hóa có trị giá mỗi lần bán là 200.000 đồng thì không phải lập hóa đơn (trừ trường hợp người mua yêu cầu lập hóa đơn). Cuối ngày người bán hàng phải lập bảng kê bán lẻ hàng hóa dịch vụ. Những quy định đó được viết cụ thể trong bài viết sau: Xử lý trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ không bắt buộc phải lập hóa đơn
6. Ủy nhiệm lập hóa đơn
Trường hợp khi bán hàng hóa, bên bán hàng có thể ủy quyền cho một bên thứ 3 được phép lập hóa đơn. Nhưng trên hóa đơn được ủy nhiệm cho bên thứ ba vẫn phải ghi tên đơn vị bán là đơn vị ủy nhiệm và đóng dấu đơn vị ủy nhiệm phía trên bên trái của tờ hóa đơn. Việc ủy nhiệm này phải được xác định bằng văn bản giữa bên ủy nhiệm và bên được ủy nhiệm. Để có thể hiểu rõ hơn, Kế toán Centax đã trình bày cụ thể về các nội dung cũng như quy định khi ủy nhiệm lập hóa đơn trong bài viết sau: Ủy nhiệm lập hóa đơn
7. Đối tượng mua hóa đơn của Cơ quan Thuế
Các doanh nghiệp có thể lựa chọn các hình thức mua hóa đơn có thể đặt in hóa đơn của các đơn vị in hóa đơn ngoài, hoặc có thể tự in hóa đơn. Ngoài ra, đối với một số doanh nghiệp thuộc trường hợp đặc biệt phải mua hóa đơn của Cơ quan Thuế gồm những đối tượng nào? Để biết thêm về các đối tượng này mời các bạn theo dõi trong bài viết dưới đây:
Những tổ chức, cá nhân nào được mua hóa đơn của Cơ quan Thuế
8. Các cách xử lý hóa đơn đã lập
Khi hóa đơn đã được lập, cả người mua và người bán phải tiến hành bảo quản hóa đơn không được làm mất, cháy hỏng hóa đơn. Khi viết sai hóa đơn cần phải xử lý, điều chỉnh lại theo đúng quy định. Cách xử lý tùy vào từng trường hợp cụ thể. Các bạn có thể tham khảo thêm trong bài viết của Kế toán Centax dưới đây:
Cách xử lý đối với trường hợp làm mất, cháy hỏng hóa đơn
9. Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp và sử dụng bất hợp pháp hóa đơn
Căn cứ vào Điều 22 Thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định về sử dụng hóa đơn bất hợp pháp như sau:
“Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp là việc sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng.”
Để xem chi tiết về các trường hợp sử dụng hóa đơn bất hợp pháp và sử dụng bất hợp pháp hóa đơn mời các bạn theo dõi trong bài viết sau: Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp, sử dụng bất hợp pháp hóa đơn
10. Hủy hóa đơn
Đối với các doanh nghiệp đặt in hóa đơn ở bên ngoài cơ sở in hóa đơn thì khi hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy hóa đơn trước khi thanh lý hợp đồng in hóa đơn. Tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn. Xem thêm chi tiết các trường hợp hủy hóa đơn trong bài viết sau: Hủy hóa đơn
11. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Căn cứ vào Điều 27 Thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định hàng tháng hoặc quý các doanh nghiệp phải thực hiện nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (trừ đối tượng mua hóa đơn của Cơ quan Thuế). Trường hợp trong tháng hoặc quý doanh nghiệp không sử dụng hóa đơn thì vẫn phải làm thông báo tình hình sử dụng hóa đơn và số lượng hóa đơn sử dụng doanh nghiệp ghi bằng 0. Vậy thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là vào thời điểm nào? Hiện nay đối với các doanh nghiệp mới thành lập thì nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng hay quý? Để biết rõ về các quy định đó mời các bạn xem tiếp trong bài viết sau:
Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Doanh nghiệp mới thành lập nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng hay quý
12. Phạt vi phạm hành chính về hóa đơn
Mới đây ngày 17 tháng 1 năm 2014 Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 10/2014/TT-BTC về hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn. Thông tư cũng quy định về các hành vi cũng như các hình thức xử phạt cụ thể có thể phạt cảnh cáo hoặc phạt hành chính tùy vào từng mức độ sai phạm. Căn cứ dựa trên Thông tư 10/2014/TT-BTC, Kế toán Centax đã trình bày một số hành vi vi phạm về hóa đơn các bạn có thể tham khảo dưới đây:
Phạt vi phạm quy định về tự in hóa đơn và khởi tạo hóa đơn điện tử
Phạt vi phạm quy định về hóa đơn đặt in
Phạt về hành vi vi phạm quy định về mua hóa đơn của cơ quan Thuế
Phạt hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp, sử dụng bất hợp pháp hóa đơn
Mức phạt chậm nộp, làm không đúng báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
